Politie betaalde 3 miljoen te veel aan Microsoft door administratieblunder

In 2002 sloot de politie een licentieovereenkomst met Microsoft voor het afnemen van software, waaronder Microsoft Office, het pakket dat bestaat uit onder meer Word en Excel. Elk jaar daarna maakte de politie vervolgens een overzicht waarop te zien was hoeveel medewerkers bepaalde softwarepakketten in gebruik hadden, zodat Microsoft kon worden betaald voor nieuwe gebruikers.

Bij het maken van dat overzicht ging het in 2008 mis. Een medewerker van het Verzorgingsgebied Midden, een regionale politie-organisatie waar ook het Korps Landelijke Politiediensten onder viel, vulde in dat 13.656 medewerkers de software Microsoft Office Pro Work At Home gebruikten. Die thuiswerkversie van Office was niet daadwerkelijk in gebruik, maar verscheen wel op de factuur, naast de bestaande licenties voor de kantoorversie van Office.

Door het misverstand viel de factuur van de politie een veelvoud hoger uit dan de facturen van de voorgaande zes jaar. In die jaren werd nooit meer dan een miljoen euro betaald.

Later in 2008 ontdekte de politie dat er een fout was gemaakt en nam een vertegenwoordiger contact op met Microsoft. Dat contact werd in de volgende jaren voortgezet, maar Microsoft weigerde de 3 miljoen euro terug te betalen. Pas in oktober 2014 heeft een advocaat van de politie Microsoft formeel gesommeerd om het geld terug te betalen, door een conceptdagvaarding te versturen. Dat heeft uiteindelijk geleid tot de rechtszaak, die nu pas aan het licht komt.

Uit de rechtbankdocumenten blijkt dat de politie in 2005 al een vergelijkbare blunder heeft gemaakt. De details daarvan zijn niet precies bekend, maar uiteindelijk is in dat geval ruim 765.000 euro teruggestort aan de politie, na overleg met Microsoft en wederverkoper Insight.

Een woordvoerder van Microsoft zegt niet op lopende zaken te kunnen reageren. Uit de rechtbankdocumenten blijkt dat het bedrijf aan de politie heeft gezegd niet verantwoordelijk te zijn voor het controleren van de jaarlijkse update over het aantal softwaregebruikers.

Bovendien heeft een medewerker van Microsoft in een e-mail aan de politie een vraag gesteld over de bestelde thuiswerklicenties, voordat de factuur was opgesteld en betaald. “Heb jij een achtergrond mbt tot Office WAH-licenties maw waarom gebruiken ze deze vorm van licenties“, schreef de medewerker. De politie reageerde volgens Microsoft niet op die vraag.

De politie vindt dat de Amerikaanse softwaremaker de “zeer opmerkelijke trendbreuk” in het aantal licenties had moeten opmerken en deze niet zomaar in rekening had moeten brengen. Bovendien stelt de politie dat de thuiswerksoftware nooit in gebruik is genomen, en dat Microsoft dat ook moet kunnen verifiëren.

Op zijn beurt claimt Microsoft dat de politie ook over een ‘mastercopy‘ van de software op CD-ROM beschikt en dat niet kan worden gecontroleerd of die in gebruik is genomen. De politie ontkent dat er ooit een CD- of DVD-versie van de software is geleverd door Microsoft of Insight, de reseller. De politie had het Office-pakket alleen via internet in gebruik kunnen nemen en dat is niet gebeurd.

Ook wijst de politie erop dat de thuiswerklicenties voor Office 2007 waren, terwijl de politie op kantoor nog werkte met Office 2003. Ook dat had voor Microsoft duidelijk moeten maken dat de licenties per ongeluk werden besteld, vindt de politie.

Een woordvoerder van de korpsleiding van de politie zegt dat een vergelijkbare adminstratieblunder in 2017 niet meer zou kunnen voorkomen, door een reorganisatie. Daarbij is de ICT gecentraliseerd en is een Expertisecentrum Licenties opgericht, dat “te allen tijde over de juiste gebruikscijfers” beschikt.