| Er bestaat geen universeel overeengekomen set van ‘vier basismethoden voor archivering’, aangezien de beste aanpak sterk afhangt van de context (bijvoorbeeld fysieke versus digitale bestanden, type organisatie, volume aan documenten). We kunnen echter vier algemene *benaderingen* identificeren voor het organiseren van bestanden, die veel specifieke archiveringsmethoden omvatten:
1. Alfabetische archivering: Bestanden ordenen op alfabet, meestal met behulp van de eerste letter of naam van een klant, onderwerp of andere identificatie. Dit is de meest gebruikelijke methode voor het archiveren van persoonlijke en kleine bedrijven.
2. Numerieke archivering: Een uniek nummer toewijzen aan elk bestand en ze opeenvolgend ordenen. Dit is handig voor grote hoeveelheden bestanden of wanneer vertrouwelijkheid van het grootste belang is (omdat namen niet direct zichtbaar zijn).
3. Onderwerpindiening: Bestanden groeperen op basis van onderwerp of onderwerp. Dit is efficiënt voor organisaties met veel documenten die betrekking hebben op specifieke projecten of gebieden.
4. Chronologische archivering: Bestanden ordenen op datum, vaak gebruikt voor het bijhouden van gebeurtenissen, transacties of tijdgevoelige informatie. Dit is vooral handig voor het bijhouden van een duidelijk overzicht van gebeurtenissen in de loop van de tijd.
Het is belangrijk op te merken dat deze methoden kunnen worden gecombineerd of aangepast om een complexer en efficiënter archiefsysteem te creëren dat is afgestemd op specifieke behoeften. Voor grotere organisaties kunt u bijvoorbeeld een op onderwerpen gebaseerd archiefsysteem *binnen* een alfabetisch systeem hebben. |
