1. Gebaseerd op structuur en organisatie:

* Eenvoudige archiefsystemen: Dit zijn de meest elementaire, waarbij mappen, labels en mogelijk alfabetisering of chronologische volgorde betrokken zijn. Voorbeelden zijn onder meer persoonlijke onkostenbewijzen, de beoordeelde opdrachten van een student of het factuuropslagsysteem van een klein bedrijf.

* Gecodeerde archiefsystemen: Deze gebruiken een meer gestructureerd coderingssysteem (numeriek, alfanumeriek of onderwerpgebaseerd) om informatie te organiseren zodat deze sneller kan worden opgehaald. Bibliotheken maken vaak gebruik van varianten hiervan.

* Indexkaartsystemen: Informatie wordt vastgelegd op individuele kaarten, die vervolgens op verschillende manieren kunnen worden vergeleken en gecategoriseerd. Dit was een veelgebruikte methode voor het bijhouden van persoonlijke gegevens en onderzoek vóór digitale databases.

* Gebonden documenten: Hiertoe behoren boeken, rapporten, handleidingen en andere documenten waarin informatie permanent in een opeenvolgende volgorde is vastgelegd. Hoewel het technisch gezien een systeem is, is het ophalen ervan afhankelijk van het weten waar de informatie zich in het document bevindt.

2. Gebaseerd op functie of doel:

* Registratiesystemen: Wordt gebruikt om gebeurtenissen, transacties of andere gegevenspunten in de loop van de tijd bij te houden. Voorbeelden hiervan zijn medische patiëntendossiers, personeelsdossiers van werknemers of de grootboeken van een bedrijf.

* Informatie-ophaalsystemen: Deze zijn ontworpen om het vinden van specifieke informatie binnen een verzameling documenten te vergemakkelijken. Bibliotheekcatalogi (vóór de digitalisering) zijn een klassiek voorbeeld.

* Communicatiesystemen: Hoewel ze voornamelijk worden gebruikt voor het verzenden van informatie, zijn hier ook papieren systemen zoals memo's, brieven en rapporten opgenomen.

* Beslissingsondersteunende systemen: Hoewel ze minder efficiënt zijn dan digitale systemen, kunnen op papier gebaseerde systemen worden gebruikt om informatie te verzamelen voor het nemen van beslissingen. Overweeg een brainstormsessie met flip-overs en plakbriefjes.

3. Gebaseerd op niveau van formalisering:

* Informele systemen: Dit zijn vaak ad-hocsystemen met een inconsistente organisatie. Denk aan een stapel bonnetjes op een bureau.

* Formele systemen: Deze hebben vooraf gedefinieerde regels, procedures en coderingssystemen om een ​​consistente organisatie en opvraging te garanderen. Het kan hierbij gaan om een ​​gedetailleerde archiveringshandleiding voor het archief van een grote organisatie.

Het is belangrijk op te merken dat veel op papier gebaseerde systemen aspecten van deze categorieën combineren. Het archiefsysteem van een bedrijf kan bijvoorbeeld gebruik maken van een gecodeerd archiefsysteem voor het efficiënt ophalen van personeelsdossiers. De belangrijkste conclusie is dat op papier gebaseerde systemen, hoewel ze de verfijning van digitale systemen missen, gestructureerde manieren bieden om informatie te beheren, zij het vaak minder efficiënt.