Ik. Gegevensinvoer en -verwerking:

* Gegevensvalidatieregels: Duidelijke procedures voor het valideren van gegevensinvoer in elke fase. Hieronder vallen controles op:

* Gegevenstype: Ervoor zorgen dat getallen worden ingevoerd als getallen, datums als datums, enz.

* Bereikcontroles: Waarden beperken tot acceptabele bereiken (hoeveelheid mag bijvoorbeeld niet negatief zijn).

* Consistentiecontroles: Controleren of gerelateerde gegevenspunten overeenkomen (debet- en creditinvoer moeten bijvoorbeeld in evenwicht zijn).

* Volledigheidscontroles: Ervoor zorgen dat alle noodzakelijke velden zijn ingevuld.

* Toegangscontroles: Het beperken van de toegang tot het systeem en specifieke functies op basis van rollen en verantwoordelijkheden (functiescheiding). Dit voorkomt ongeoorloofde gegevensinvoer, wijziging of verwijdering. Het gebruik van unieke gebruikersnamen en sterke wachtwoorden is cruciaal.

* Audittrajecten: Het bijhouden van gedetailleerde logboeken van alle transacties, inclusief wie de wijzigingen heeft aangebracht, wanneer en welke wijzigingen zijn aangebracht. Dit maakt het volgen en onderzoeken van fouten of discrepanties mogelijk.

* Foutafhandelingsprocedures: Duidelijke stappen die moeten worden gevolgd wanneer er fouten worden gedetecteerd tijdens de gegevensinvoer of -verwerking. Dit omvat procedures voor het corrigeren van fouten, het documenteren van correcties en het indien nodig escaleren van problemen. Dit moet procedures omvatten voor het terugdraaien van transacties.

* Gegevensback-up en -herstel: Regelmatige back-ups van de boekhoudgegevens om de gegevensintegriteit en bedrijfscontinuïteit te garanderen in geval van systeemstoringen of gegevensverlies. Dit moet externe back-ups voor noodherstel omvatten.

* Gegevensbeveiliging: Het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen om het boekhoudsysteem te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, virussen, malware en cyberaanvallen. Dit omvat firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates.

II. Afstemming en rapportage:

* Afstemmingsprocedures: Regelmatige afstemming van boekhoudkundige gegevens met brondocumenten (bijvoorbeeld bankafschriften, facturen). Er moeten duidelijke tijdlijnen en verantwoordelijkheden voor verzoening worden gedefinieerd.

* Rapportverificatie: Procedures voor het beoordelen en verifiëren van de nauwkeurigheid van door het systeem gegenereerde boekhoudrapporten. Hierbij kan het gaan om het vergelijken van rapporten met eerdere perioden en het onderzoeken van eventuele significante afwijkingen.

* Uitzonderingsrapportage: Het systeem moet rapporten genereren waarin ongebruikelijke of mogelijk foutieve transacties worden benadrukt, waardoor tijdige identificatie en correctie van problemen wordt vergemakkelijkt.

III. Personeel &Opleiding:

* Competentievereisten: Het definiëren van de noodzakelijke vaardigheden en kennis voor personen die met het boekhoudsysteem werken. Dit kan onder meer specifieke boekhoudkundige kwalificaties en ervaring met de software omvatten.

* Trainingsprogramma: Een uitgebreid trainingsprogramma voor alle gebruikers over de juiste gegevensinvoer, systeemnavigatie en foutafhandelingsprocedures. Er moet regelmatig worden gezorgd voor bijscholing.

* Verantwoordelijkheidstoewijzing: Het duidelijk definiëren van rollen en verantwoordelijkheden voor gegevensinvoer, gegevensvalidatie, afstemming en rapportage. Dit bevordert de verantwoording en helpt fouten te voorkomen.

IV. Continue verbetering en evaluatie:

* Regelmatige audits: Het uitvoeren van regelmatige interne en externe audits van het boekhoudsysteem om de nauwkeurigheid, effectiviteit en naleving van de relevante regelgeving te beoordelen.

* Systeemupdates: Het regelmatig updaten van de boekhoudsoftware en hardware om optimale prestaties en veiligheid te garanderen.

* Beleidsevaluatie: Periodieke beoordeling en update van de procedures en het beleid om veranderingen in de bedrijfsvoering, technologie en wettelijke vereisten weer te geven.

Door deze functies te implementeren kunnen organisaties de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van hun geautomatiseerde boekhoudsystemen aanzienlijk verbeteren, waardoor het risico op fouten wordt verminderd en de integriteit van hun financiële gegevens wordt verbeterd.