Belangrijke gebieden die doorgaans worden behandeld in Sectie L met betrekking tot mondelinge presentaties:

* Algemene instructies:

* Doel: Een korte verklaring van het doel van de mondelinge presentatie (bijvoorbeeld om het schriftelijke voorstel te verduidelijken, begrip aan te tonen, vragen te beantwoorden, enz.).

* Algemeen doel: Wat de regering probeert te bereiken met de mondelinge presentaties.

* Formaat en structuur:

* Tijdtoewijzing: De totale tijd die is toegewezen voor de mondelinge presentatie, inclusief tijd voor vragen en antwoorden. Dit is van cruciaal belang! Vaak wordt er een strikte tijdlijn voor de presentatie gespecificeerd, gevolgd door een periode voor vragen van het evaluatieteam.

* Inhoudsbeperkingen: Kan gebieden specificeren die benadrukt of vermeden moeten worden. Het zou de introductie kunnen verbieden van nieuwe informatie die nog niet in het schriftelijke voorstel is opgenomen.

* Presentatiehulpmiddelen: Regels over het gebruik van presentatiehulpmiddelen (bijvoorbeeld PowerPoint-dia's, hand-outs, whiteboards, productdemonstraties). Mogelijk gelden er beperkingen voor het toegestane aantal dia's, vereisen ze dat dia's vooraf worden ingediend of specificeren ze aanvaardbare bestandsformaten.

* Locatie/platform: Informatie over waar de mondelinge presentatie zal plaatsvinden (persoonlijk bij een overheidsfaciliteit of via een virtueel platform zoals Zoom of Microsoft Teams). Bevat instructies voor het virtueel verbinden, testen van connectiviteit, enz.

* Beveiliging: Beveiligingseisen als de presentatie plaatsvindt in een overheidsfaciliteit of als de gepresenteerde informatie gevoelig is.

* Hardware/software: Welke hardware en software wordt door de overheid geleverd en waarvoor is de aanbieder verantwoordelijk?

* Deelnemers en rollen:

* Toegestaan ​​deelnemers: Het maximale aantal personeelsleden dat een aanbieder aanwezig mag hebben.

* Specifieke rollen: Kan aangeven wie er verwacht wordt te spreken (bijvoorbeeld projectmanager, technisch leider). Kan het aantal sprekers beperken.

* Identificatie: Vereisten voor identificatie bij aankomst in een overheidsinstelling.

* Aanmeldingsprocedures: Instructies voor het inloggen of registreren voor de virtuele presentatie.

* Inhoudsvereisten (specifiek voor de uitnodiging):

* Belangrijke onderwerpen: Specifieke aspecten van het voorstel die het kabinet in de presentatie wil behandelen. Dit is ongelooflijk belangrijk om te weten! Focus op deze gebieden.

* Verduidelijkingsgebieden: Gebieden waar de regering vond dat de schriftelijke voorstellen zwak of onduidelijk waren. De mondelinge presentatie is uw kans om deze direct aan te pakken.

* Demonstraties: Vereisten voor demonstraties van capaciteiten, software of apparatuur.

* Scenario's: Kan scenario's presenteren en de aanbieder vragen hoe hij deze zou aanpakken.

* Vraag- en antwoordsessie:

* Verwachtingen: Geeft het doel van de vraag en antwoord aan, zoals het verduidelijken van aspecten van het voorstel of het evalueren van het begrip van de aanbieder.

* Toegestane onderwerpen: Kan de reikwijdte van de vragen beperken.

* Reactieprotocol: Instructies voor het beantwoorden van vragen (bijvoorbeeld wie moet antwoorden, hoe om te gaan met geheime informatie).

* Evaluatiecriteriakoppeling:

* Evaluatiefactoren: Geeft expliciet aan hoe de mondelinge presentatie zal worden beoordeeld en hoe deze zich verhoudt tot de algemene evaluatiecriteria in Sectie M. Dit is VITAAL. Pas uw presentatie aan om deze factoren direct aan te pakken.

* Inzendingsvereisten (gerelateerd aan de mondelinge presentatie):

* Vooraf indienen van dia's: Vereist het indienen van presentatiedia's (PowerPoint, enz.) een bepaald aantal dagen/uren vóór de presentatie.

* Lijst van presentatoren: Mogelijk is een lijst met presentatoren vereist met hun namen, titels en rollen in de presentatie.

* Biografieën: Mogelijk zijn korte biografieën van de presentatoren vereist.

* Agenda: Het kan zijn dat er een agenda nodig is waarin de structuur en de onderwerpen van de presentatie worden uiteengezet.

* Beperkingen:

* Nieuwe informatie: Verbiedt expliciet de introductie van nieuwe informatie die niet in het schriftelijke voorstel stond. De mondelinge presentatie is bedoeld ter verduidelijking en uitleg, niet om nieuwe details toe te voegen.

* Eigendomsinformatie: Instructies voor het omgaan met bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie.

* Contractonderhandelingen: Meestal wordt aangegeven dat de mondelinge presentatie geen onderdeel is van de contractonderhandelingen.

* Opname: Verbiedt het opnemen van de presentatie of de vraag- en antwoordsessie.

Hoe u Sectie L effectief kunt gebruiken:

1. Lees aandachtig en markeer: Bekijk sectie L nauwkeurig voor alle details met betrekking tot de mondelinge presentatie. Markeer belangrijke instructies en deadlines.

2. Maak een overzicht: Ontwikkel een gedetailleerd overzicht van de presentatie, rechtstreeks gebaseerd op de vereisten in Sectie L. Zorg ervoor dat u alle vereiste onderwerpen behandelt en dat u zich aan eventuele tijdsbeperkingen houdt.

3. Voorbereiden en oefenen: Bereid uw presentatiemateriaal grondig voor en oefen uw presentatie. Anticipeer op mogelijke vragen en bereid doordachte antwoorden voor.

4. Repeteer de vraag en antwoord: Houd proefvragen- en antwoordsessies met uw team om u voor te bereiden op het echte werk.

5. Hef u strikt aan: Volg nauwgezet alle instructies. Niet-naleving kan een negatieve invloed hebben op uw evaluatie.

Belangrijke opmerking: Dit is een algemene gids. De specifieke de inhoud van Sectie L met betrekking tot de mondelinge presentatie zal variëren van verzoek tot verzoek. Geef altijd prioriteit aan de daadwerkelijke instructies die worden gegeven in de specifieke uitnodiging waarop u reageert.