Algemene instructies en logistiek:

* Of een mondelinge presentatie vereist is: Dit is het meest fundamentele. In deel L wordt duidelijk vermeld of een mondelinge presentatie verplicht, optioneel of niet vereist is.

* Doel van de mondelinge presentatie: Wat probeert de regering met de presentatie te evalueren? Is het om uw begrip van de vereisten, de door u voorgestelde oplossing, de expertise van uw team of een combinatie van factoren te beoordelen?

* Datum, tijd en locatie: Als de presentatie persoonlijk plaatsvindt, worden details over de fysieke locatie verstrekt. Bij virtuele presentaties wordt informatie over het platform (bijvoorbeeld Zoom, Microsoft Teams), inloggegevens en technische vereisten opgenomen. Voor elke aanbieder wordt de exacte datum en tijd gespecificeerd of wordt er een tijdsbestek aangegeven.

* Contactgegevens: De naam en contactgegevens (telefoonnummer, e-mail) van het aanspreekpunt van de overheid voor vragen over de mondelinge presentatie.

* Beveiligingsvereisten: Eventuele beveiligingsprotocollen of toegangsvereisten voor deelnemers. Voor geheime verzoeken zal dit zeer gedetailleerd zijn.

* Aanwezigheid: Beperkingen of vereisten met betrekking tot wie van uw team aanwezig moet zijn en eventuele beperkingen op het aantal deelnemers.

* Opnamebeleid: Of de presentatie door de overheid wordt opgenomen.

* Instructies voor het indienen van presentatiemateriaal: Bij sommige verzoeken wordt u mogelijk gevraagd om het presentatiemateriaal te verstrekken.

Inhouds- en formaatvereisten:

* Onderwerpen die aan bod komen: De specifieke onderwerpen die u in uw presentatie moet behandelen. Dit is het belangrijkste onderdeel! Het zal waarschijnlijk aansluiten bij de evaluatiecriteria die zijn beschreven in Deel M. De onderwerpen kunnen zeer breed of zeer specifiek zijn.

* Tijdtoewijzing: De totale tijd die is toegewezen voor de presentatie, inclusief eventuele vragen en antwoorden. Dit is cruciaal voor het plannen van uw inhoud.

* Presentatie-indeling: Instructies over of u dia's, demo's, whiteboards of andere visuele hulpmiddelen kunt gebruiken. Specifieke softwarevereisten (bijvoorbeeld PowerPoint, PDF).

* Beperkingen: Wat u *niet* in uw presentatie kunt opnemen (bijvoorbeeld marketingmateriaal, kosteninformatie als het een technische presentatie is).

* Vervolgvragen: Een verklaring waarin wordt aangegeven dat de regering na de formele presentatie en eventueel tijdens de presentatie vragen zal stellen.

Evaluatiecriteria Verbinding:

* Link naar Sectie M (Evaluatiefactoren): In Sectie L zal vrijwel altijd expliciet worden vermeld dat de mondelinge presentatie zal worden beoordeeld op basis van de criteria die in Sectie M zijn uiteengezet. Hier vindt u de gewichten die aan elk aspect van het voorstel zijn toegekend, inclusief de mondelinge presentatie. Begrijp Sectie M goed!

* Nadrukgebieden: In Sectie L kunnen specifieke aspecten van de evaluatiecriteria van Sectie M worden belicht, die tijdens de mondelinge presentatie in het bijzonder zullen worden benadrukt.

Belangrijkste dingen om naar te zoeken en te doen:

1. Lees sectie L zorgvuldig: Dit is de belangrijkste stap. Bekijk het niet. Lees het aandachtig door, markeer de belangrijkste vereisten en maak een checklist om ervoor te zorgen dat u alles afdekt.

2. Kruisverwijzing met sectie M: Raadpleeg steeds Sectie M om te begrijpen *waarom* de regering om specifieke informatie vraagt ​​in de mondelinge presentatie. Uw presentatie moet expliciet worden afgestemd op de evaluatiecriteria.

3. Stel vragen (indien toegestaan): Als er onduidelijkheden of onduidelijke instructies zijn, kunt u uw vragen binnen de in de uitnodiging genoemde termijn indienen bij het aanspreekpunt van de overheid. Wacht niet tot het laatste moment.

4. Oefenen, oefenen, oefenen: Oefen uw presentatie meerdere keren om ervoor te zorgen dat u binnen de tijdslimieten blijft, dat uw dia's duidelijk en beknopt zijn en dat uw teamleden zich op hun gemak voelen met hun rol.

5. Bereid je voor op vragen: Anticipeer op de soorten vragen die de overheid zou kunnen stellen op basis van de uitnodigingsvereisten en de door u voorgestelde oplossing. Ontwikkel duidelijke en beknopte antwoorden.

6. Blijf binnen het bereik: Presenteer alleen informatie die relevant is voor de onderwerpen die zijn gespecificeerd in Sectie L. Introduceer geen nieuwe informatie en wijk niet af van uw schriftelijke voorstel, tenzij het bedoeld is om te verduidelijken of uit te breiden op wat u al heeft ingediend.

7. Volg de instructies nauwkeurig: De overheid is op zoek naar bieders die instructies kunnen opvolgen. Afwijken van de opgegeven format- of inhoudelijke eisen kan een negatieve impact hebben op uw beoordeling.

Door de instructies in Sectie L zorgvuldig door te nemen en op te volgen, en de evaluatiecriteria in Sectie M te begrijpen, kunt u uw kansen op het geven van een succesvolle mondelinge presentatie en het winnen van de opdracht aanzienlijk vergroten.