1. Problemen met de bestandsgrootte:

* Probleem: De meest voorkomende reden is dat het gescande bestand te groot is voor de bijlagelimiet van de e-mailprovider. Veel e-mailproviders hebben limieten (bijvoorbeeld Gmail:25 MB, Outlook:20 MB, Yahoo:25 MB). Zelfs als u *denkt* dat het kleiner is, kunnen grote gescande bestanden deze limieten gemakkelijk overschrijden.

* Oplossingen:

* Bestandsgrootte comprimeren/verkleinen:

* PDF-compressiehulpmiddelen: Gebruik online of offline een PDF-compressietool. Enkele gratis opties zijn onder meer:

* Online:Smallpdf, iLovePDF, Online2PDF.

* Software:Adobe Acrobat (betaald), PDFsam Basic (gratis).

* Verlaag de resolutie (DPI): Probeer tijdens het scannen met een lagere resolutie te scannen. Voor de meeste documenten is 300 DPI doorgaans voldoende. Voor interne documenten kunt u misschien zelfs wegkomen met 200 DPI. Een hogere DPI (dots per inch) resulteert in een grotere bestandsgrootte. U kunt deze instelling aanpassen in de software van uw scanner voordat u gaat scannen, of later een afbeeldingseditor gebruiken.

* Afbeeldingsbestandsformaat: Als uw scan wordt opgeslagen als TIFF of BMP, probeer deze dan op te slaan als JPEG. JPEG's zijn meestal veel kleiner. Houd er echter rekening mee dat JPEG een compressieformaat met verlies is, wat betekent dat een deel van de beeldkwaliteit verloren gaat.

* PDF optimaliseren: Als u de mogelijkheid heeft, gebruik dan de functie "PDF optimaliseren" in Adobe Acrobat of een vergelijkbare PDF-editor. Hierdoor wordt de bestandsgrootte vaak aanzienlijk verminderd zonder al te veel kwaliteit op te offeren.

* Splits het document: Als het een document met meerdere pagina's is, splits het dan in kleinere delen (bijvoorbeeld afzonderlijke PDF-bestanden voor hoofdstukken). Veel PDF-editors hebben een "split"-functionaliteit.

* Gebruik cloudopslaglinks:

* Uploaden naar cloudopslag: Upload het document naar een cloudopslagdienst zoals Google Drive, Dropbox, OneDrive of iCloud.

* Een link delen: Genereer een deelbare link vanuit de cloudopslagservice en plak die link in uw e-mail. Zorg ervoor dat u de machtigingen voor de link instelt, zodat de ontvanger deze kan bekijken of downloaden.

* Zip het bestand: Soms kan het zippen van het bestand (het maken van een .zip-archief) de grootte enigszins verkleinen. Klik met de rechtermuisknop op het bestand (op Windows) of gebruik een compressiehulpprogramma (op Mac) en selecteer 'Comprimeren' of 'Archief maken'.

* Hoe de bestandsgrootte controleren:

* Vensters: Klik met de rechtermuisknop op het bestand, selecteer 'Eigenschappen' en zoek naar het kenmerk 'Grootte'.

* Mac: Klik met de rechtermuisknop op het bestand, selecteer 'Info ophalen' en zoek naar het attribuut 'Grootte'.

2. Beperkingen voor bestandstypen:

* Probleem: Sommige e-mailproviders blokkeren bepaalde bestandstypen om veiligheidsredenen (om virussen of malware te voorkomen). Dit komt minder vaak voor bij PDF's, maar kan een probleem zijn als uw scanner opslaat in een minder gebruikelijk formaat.

* Oplossing:

* Converteren naar PDF: Converteer het gescande bestand naar PDF-formaat. PDF wordt algemeen geaccepteerd door de meeste e-mailsystemen.

* Hernoem de bestandsextensie: Soms *denkt* een e-mailsysteem dat een bestand van een bepaald type is op basis van de extensie, zelfs als dat niet het geval is. Probeer het bestand een andere naam te geven en de extensie te wijzigen. Als u bijvoorbeeld een bestand met de naam "document.xyz" heeft dat wordt geblokkeerd, probeer dan de naam ervan te wijzigen in "document.pdf" *nadat* u heeft bevestigd dat het daadwerkelijk een PDF-bestand is. Waarschuwing: Wijzig niet zomaar willekeurig extensies zonder dat u weet wat u doet, omdat dit het bestand onbruikbaar kan maken.

3. Problemen met e-mailclient:

* Probleem: De e-mailclient zelf heeft mogelijk een probleem met het bijvoegen van bestanden. Dit kan worden veroorzaakt door bugs in de client, beschadigde gegevens of conflicten met andere software.

* Oplossingen:

* Probeer een andere e-mailclient: Als u een desktop-e-mailclient gebruikt (zoals Outlook of Thunderbird), probeer dan de webmailinterface van uw e-mailprovider (bijvoorbeeld Gmail.com, Outlook.com, Yahoo.com). Dit kan problemen met uw e-mailclientsoftware uitsluiten.

* Start uw e-mailclient/computer opnieuw op: Een eenvoudige herstart kan vaak tijdelijke problemen oplossen.

* Update uw e-mailclient: Zorg ervoor dat u de nieuwste versie van uw e-mailclient gebruikt.

* Cache van e-mailclient wissen: Soms kunnen beschadigde cachebestanden problemen veroorzaken. Controleer de instellingen van uw e-mailclient voor een optie om de cache te wissen.

* Controleer op invoegtoepassingen/extensies: Schakel eventuele invoegtoepassingen of extensies in uw e-mailclient uit om te zien of deze de bijlagen verstoren.

* Installeer uw e-mailclient opnieuw: Probeer als laatste redmiddel uw e-mailclient te verwijderen en opnieuw te installeren.

4. Netwerkproblemen:

* Probleem: Een trage of onstabiele internetverbinding kan het bijlageproces onderbreken, vooral bij grote bestanden.

* Oplossingen:

* Controleer uw internetverbinding: Zorg ervoor dat je een stabiele internetverbinding hebt. Probeer een snelheidstest uit te voeren om uw uploadsnelheid te controleren.

* Probeer een ander netwerk: Probeer indien mogelijk het bestand toe te voegen vanaf een ander netwerk (bijvoorbeeld uw Wi-Fi-thuisnetwerk in plaats van een openbare Wi-Fi-hotspot).

* Probeer het later opnieuw: Als uw internetverbinding onbetrouwbaar is, probeer het bestand dan later toe te voegen wanneer de verbinding stabieler is.

5. Scannerinstellingen/softwareproblemen:

* Probleem: De scannersoftware zelf is mogelijk verkeerd geconfigureerd of bevat een bug waardoor het bestand niet correct kan worden gemaakt.

* Oplossingen:

* Scannerstuurprogramma's/software bijwerken: Zorg ervoor dat u de nieuwste stuurprogramma's en software voor uw scanner hebt geïnstalleerd. Bezoek de website van de fabrikant om updates te downloaden.

* Controleer scannerinstellingen: Controleer de scannerinstellingen om er zeker van te zijn dat de bestandsindeling, resolutie en kleurinstellingen geschikt zijn. Zoals eerder vermeld, probeer de resolutie te verlagen om de bestandsgrootte te verkleinen.

* Probeer een andere scantoepassing: Als u de standaardsoftware van de scanner gebruikt, probeer dan een andere scantoepassing (bijvoorbeeld Windows Faxen en scannen, Image Capture op macOS of een scanapp van derden).

* Testscan: Scan een klein, eenvoudig document (bijvoorbeeld een enkele pagina met minimale inhoud) om te zien of de scanner überhaupt werkt.

6. E-mailsysteem van de ontvanger:

* Probleem: Het komt zelden voor, maar het e-mailsysteem van de ontvanger kan strengere bijlagelimieten of een strenger beveiligingsbeleid hanteren dan het uwe.

* Oplossing:

* Informeer de ontvanger: Laat de ontvanger weten dat u problemen ondervindt bij het verzenden van de bijlage en vraag of hij of zij specifieke vereisten of beperkingen heeft.

* Gebruik een alternatieve bezorgmethode: Als e-mail niet werkt, overweeg dan om een ​​alternatieve bezorgmethode te gebruiken, zoals een cloudopslaglink, een service voor het delen van bestanden of zelfs een fysiek opslagapparaat (zoals een USB-station).

Stappen voor probleemoplossing:

1. Identificeer het probleem:

* Mislukt de bijlage volledig, of duurt het gewoon erg lang?

*Krijg je foutmeldingen? Zo ja, wat zeggen ze?

* Gebeurt dit bij alle bijlagen, of alleen bij dit specifieke gescande document?

2. Begin met de eenvoudigste oplossingen:

* Start uw computer en e-mailclient opnieuw op.

* Controleer uw internetverbinding.

3. Focus op bestandsgrootte:

* Controleer de bestandsgrootte van het gescande document.

* Probeer het bestand te comprimeren of de resolutie te verlagen.

4. Test met een kleiner bestand:

* Maak een klein tekstbestand en probeer dat als bijlage bij een e-mail te voegen. Als dat werkt, bevestigt dit dat het probleem waarschijnlijk verband houdt met de grootte of het formaat van het gescande document.

5. Probeer verschillende methoden:

* Probeer een andere e-mailclient of webmailinterface te gebruiken.

* Probeer het bestand van een ander netwerk toe te voegen.

Door deze stappen systematisch te doorlopen, zou u in staat moeten zijn de oorzaak van het probleem te achterhalen en een oplossing te vinden. Succes!