* Verzendt informatie: Dit is de meest fundamentele reden. Er zijn documenten om kennis, ideeën, instructies, gegevens of verhalen over te dragen. De kwaliteit en nauwkeurigheid van deze informatie heeft een directe invloed op het nut ervan.

* Beïnvloedt beslissingen: Documenten vormen vaak de basis voor beslissingen, van persoonlijke keuzes (bijvoorbeeld het lezen van een productrecensie voordat u iets koopt) tot grootschalige bedrijfsstrategieën (bijvoorbeeld een marktanalyserapport). De inhoud dicteert de gegrondheid van deze beslissingen.

* Vergemakkelijkt de communicatie: Documenten overbruggen geografische en temporele hiaten, waardoor communicatie over afstanden en tijd heen mogelijk wordt. Duidelijke, beknopte inhoud zorgt voor effectieve communicatie.

* Geeft bewijs: Documenten dienen als registratie van gebeurtenissen, overeenkomsten of transacties. Hun inhoud is van cruciaal belang voor juridische, historische of wetenschappelijke doeleinden.

* Ondersteunt leren en begrijpen: Educatief materiaal, onderzoekspapers en handleidingen zijn allemaal afhankelijk van hun inhoud om te onderwijzen en te informeren.

* Stimuleert actie: Instructies, voorstellen en marketingmateriaal zijn ontworpen om specifieke acties bij de lezer uit te lokken. Om dit doel te bereiken zijn de overtuigingskracht en de duidelijkheid van de inhoud essentieel.

* Bouwt relaties op: Goed opgestelde documenten kunnen het vertrouwen en begrip tussen individuen of organisaties bevorderen. Inhoud die respectvol, duidelijk en relevant is, versterkt deze relaties.

* Vormperceptie: De inhoud van een document kan een aanzienlijke invloed hebben op hoe anderen een individu, organisatie of idee waarnemen. Dit is vooral belangrijk op gebieden als public relations en marketing.

Kortom, de inhoud is het hart van een document. Zonder overtuigende, nauwkeurige en relevante inhoud is een document in wezen nutteloos, ongeacht de opmaak of presentatie ervan.