Ik. Doel en reikwijdte:

* Algemeen doel: Geef duidelijk het doel van het organisatiesysteem aan. Welk probleem lost het op? Wat zijn de beoogde resultaten?

* Reikwijdte: Bepaal wat wel en niet in het systeem wordt opgenomen. Specificeer de betrokken afdelingen, teams, individuen, processen of gegevens.

* Systeemgrenzen: Geef duidelijk aan waar het systeem begint en eindigt, inclusief interacties met andere systemen.

II. Systeemcomponenten:

* Structuur: Beschrijf de hiërarchische structuur van de organisatie en haar relatie tot het systeem. Voeg indien nodig organigrammen toe.

* Processen: Geef gedetailleerde informatie over de belangrijkste processen die het systeem ondersteunt, inclusief workflows, besluitvormingsprocedures en communicatiekanalen. Gebruik stroomdiagrammen of diagrammen voor de duidelijkheid.

* Gegevens: Beschrijf de soorten gegevens die door het systeem worden beheerd, hun bronnen, opslaglocaties en toegangscontroles. Voeg datawoordenboeken of schema's toe, indien van toepassing.

* Technologie: Vermeld de hardware, software en applicaties die in het systeem worden gebruikt. Geef versies en compatibiliteitsvereisten op.

* Mensen: Identificeer rollen, verantwoordelijkheden en rapportagestructuren binnen het systeem. Neem contactinformatie op van sleutelpersoneel.

III. Operationele procedures:

* Opstart-/afsluitprocedures: Geef aan hoe het systeem wordt geïnitieerd en beëindigd.

* Normale werking: Beschrijf de dagelijkse werking van het systeem, inclusief onderhoudsprocedures en stappen voor probleemoplossing.

* Beveiligingsprocedures: Maak een overzicht van beveiligingsprotocollen, inclusief toegangscontrole, gegevensback-up en -herstel, en incidentresponsplannen.

* Onderhoudsprocedures: Gedetailleerde onderhoudstaken, upgrades en patchschema's.

* Noodprocedures: Beschrijf de procedures die moeten worden gevolgd in geval van een systeemstoring of andere noodsituaties.

IV. Bestuur en naleving:

* Beleid en procedures: Maak een lijst van alle relevante beleidsregels en procedures die de werking van het systeem bepalen.

* Nalevingsvereisten: Specificeer eventuele wettelijke, regelgevende of industriële normen waaraan het systeem moet voldoen.

* Auditprocedures: Beschrijf hoe de prestaties en naleving van het systeem zullen worden gecontroleerd.

V. Training en ondersteuning:

* Trainingsmateriaal: Maak een lijst van beschikbaar trainingsmateriaal voor gebruikers en beheerders.

* Ondersteuningskanalen: Beschrijf hoe gebruikers technische ondersteuning en assistentie kunnen krijgen.

VI. Toekomstige ontwikkeling:

* Toekomstige verbeteringen: Identificeer geplande verbeteringen of uitbreidingen van het systeem.

* Schaalbaarheid: Bespreek het vermogen van het systeem om de toenemende werkdruk of datavolumes aan te kunnen.

VII. Bijlage (optioneel):

* Verklarende woordenlijst: Definieer de belangrijkste termen en acroniemen die in het document worden gebruikt.

* Contactgegevens: Geef contactgegevens op van personen die verantwoordelijk zijn voor het systeem.

* Referenties: Vermeld alle externe documenten of bronnen waarnaar in het document wordt verwezen.

Dit document moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt om veranderingen in de organisatie, het systeem of de omgeving weer te geven. Het vereiste detailniveau zal variëren afhankelijk van de complexiteit van het systeem, maar het doel is om een ​​uitgebreide en gemakkelijk toegankelijke gids voor alle belanghebbenden te bieden.