1. Communicatie inschakelen: Dit is de kernfunctie en omvat verschillende methoden:

* Tekstgebaseerde communicatie: Berichten direct verzenden en ontvangen (instant messaging), asynchroon (e-mail) of in gekoppelde gesprekken (forums, commentaarsecties).

* Spraakcommunicatie: Realtime spraakoproepen (VoIP), telefonische vergaderingen, spraakmemo's.

* Videocommunicatie: Realtime videogesprekken (videoconferenties), video-opname en delen.

* Bestanden delen: Bestanden van verschillende soorten en maten overbrengen tussen gebruikers of apparaten.

* Scherm delen: Een computerscherm in realtime delen voor samenwerking of presentaties.

2. Samenwerking verbeteren: Veel communicatiemiddelen gaan verder dan basiscommunicatie om teamwerk te vergemakkelijken:

* Projectmanagement: Integratie van communicatie met taaktoewijzing, deadlines, voortgangsregistratie en samenwerking aan documenten.

* Gezamenlijke redactie van documenten: Meerdere gebruikers bewerken tegelijkertijd hetzelfde document in realtime.

* Teamchat: Speciale kanalen voor specifieke teams of projecten om de communicatie te stroomlijnen.

* Workflowautomatisering: Automatisering van taken en meldingen om de efficiëntie te verbeteren en fouten te verminderen.

3. Gemeenschappen en netwerken opbouwen: Sommige software richt zich op het verbinden van mensen met gedeelde interesses:

* Sociale netwerken: Verbinding maken met mensen, updates delen en lid worden van groepen op basis van gedeelde interesses.

* Forums en discussieborden: Het faciliteren van discussies over specifieke onderwerpen.

* Online gemeenschappen: Ruimtes creëren voor gedeelde activiteiten en interacties.

4. Verbetering van het delen van informatie: Efficiënte en effectieve informatieverspreiding is van cruciaal belang:

* Meldingen en waarschuwingen: Gebruikers op de hoogte houden van belangrijke gebeurtenissen of berichten.

* Nieuwsbrieven en aankondigingen: Informatie verspreiden naar een breder publiek.

* Kennisbanken en wiki's: Creëren van centrale informatieopslagplaatsen.

5. Ondersteunende bedrijfsvoering: Veel communicatiemiddelen zijn essentieel voor het runnen van een bedrijf:

* Integratie van klantrelatiebeheer (CRM): Communicatiekanalen koppelen aan klantdata voor een betere dienstverlening.

* Verkoop- en marketingautomatisering: Automatisering van de communicatie met leads en klanten.

* Personeelsbeheer: Faciliteren van interne communicatie en onboarding van medewerkers.

Deze functies overlappen elkaar vaak, en veel softwareoplossingen combineren er meerdere. De specifieke aangeboden functies variëren sterk, afhankelijk van het type communicatiesoftware (bijvoorbeeld e-mailclient, instant messaging-app, videoconferentieplatform, projectmanagementtool).