Spreadsheets (zoals Excel of Google Spreadsheets) zijn beter voor:

* Eenvoudig gegevensbeheer: Als u over een kleine hoeveelheid gegevens beschikt (honderden rijen, misschien hooguit een paar duizend) en basisberekeningen moet uitvoeren, grafieken moet maken en de gegevens eenvoudig moet delen, is een spreadsheet vaak voldoende.

* Snelle analyse en visualisatie: Spreadsheets bieden ingebouwde hulpmiddelen voor diagrammen en grafieken, waardoor u eenvoudig gegevens kunt visualiseren en trends kunt ontdekken.

* Gemakkelijk te leren en te gebruiken: De interface is over het algemeen intuïtief en vereist minimale training.

* Samenwerking (met beperkingen): Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan spreadsheets samenwerken, hoewel het oplossen van conflicten voor veel gebruikers een uitdaging kan zijn.

Databases (zoals MySQL-, PostgreSQL-, SQL Server- of NoSQL-databases) zijn beter voor:

* Grote datasets: Databases kunnen miljoenen of zelfs miljarden rijen met gegevens efficiënt verwerken.

* Complexe gegevensrelaties: Databases blinken uit in het beheren van gegevens met meerdere tabellen en relaties daartussen (bijvoorbeeld een klantentabel gekoppeld aan een ordertabel). Spreadsheets hebben moeite met complexe relaties.

* Gegevensintegriteit en -beveiliging: Databases bieden functies voor het garanderen van de nauwkeurigheid, consistentie en veiligheid van gegevens (toegangscontrole, back-ups, enz.), die doorgaans ontbreken of zeer beperkt zijn in spreadsheets.

* Meerdere gebruikers en gelijktijdige toegang: Databases zijn ontworpen om te zorgen dat veel gebruikers tegelijkertijd gegevens kunnen openen en wijzigen zonder gegevenscorruptie.

* Schaalbaarheid: Databases kunnen eenvoudig worden geschaald om tegemoet te komen aan de groeiende datavolumes en gebruikersbehoeften.

* Gegevensintegriteit: Databases dwingen gegevenstypen en beperkingen af ​​om fouten te voorkomen.

In het kort:

Gebruik een spreadsheet voor eenvoudige taken, kleine datasets en snelle analyses. Gebruik een database voor alles wat complexer is, waarbij grote datasets, meerdere gebruikers, complexe relaties en de behoefte aan robuuste data-integriteit en -beveiliging betrokken zijn. Proberen een spreadsheet te gebruiken voor een taak ter grootte van een database zal leiden tot prestatieproblemen, datacorruptie en problemen bij het beheren en analyseren van de informatie.