Een CMS bevat doorgaans modules voor het beheren van:

* Studenteninformatie: Inschrijving, registratie, academische gegevens (cijfers, transcripties, aanwezigheid), demografische gegevens van studenten, financiële hulp en meer.

* Faculteitinformatie: Medewerkersgegevens, lesopdrachten, salarisinformatie, functioneringsgesprekken en verlofbeheer.

* Cursusbeheer: Cursusplanning, curriculumbeheer, syllabusbeheer en toewijzing van middelen.

* Financieel beheer: Facturering van collegegeld, betalingsverwerking, debiteurenbeheer, budgetbeheer en financiële rapportage.

* Personeelspersoneel: Personeelsbeheer, werving en prestatieregistratie.

* Bibliotheekbeheer (vaak geïntegreerd): Catalogiseren, circulatie en resourcebeheer.

* Toelating: Aanvraagverwerking, volgen van aanvragers en beslissingsbeheer.

* Rapportage en analyse: Het genereren van rapporten over verschillende aspecten van de bedrijfsvoering van de instelling.

Voordelen van het gebruik van een CMS:

* Verbeterde efficiëntie: Automatiseert veel handmatige taken, waardoor de administratieve werklast wordt verminderd.

* Betere communicatie: Biedt een centraal knooppunt voor communicatie tussen studenten, docenten, personeel en beheerders.

* Verbeterd gegevensbeheer: Biedt een veilige en gecentraliseerde opslagplaats voor alle institutionele gegevens.

* Verbeterde besluitvorming: Biedt toegang tot realtime gegevens en analyses voor geïnformeerde besluitvorming.

* Verhoogde studententevredenheid: Stroomlijnt processen, waardoor het voor studenten gemakkelijker wordt om toegang te krijgen tot informatie en diensten.

Voorbeelden van populaire CMS-providers: Blackbaud, Ellucian, Oracle, PowerSchool en vele anderen, die zich vaak richten op specifieke institutionele maten of typen. De specifieke kenmerken en functionaliteiten die worden aangeboden, kunnen sterk variëren tussen verschillende systemen.