1. Onderwerpregel:

* Doel: Een beknopte en informatieve onderwerpregel helpt de ontvanger in één oogopslag het doel van de e-mail te begrijpen.

* Beste praktijken:

* Wees specifiek en beschrijvend. Vermijd vage onderwerpen zoals 'Hallo' of 'Vraag'.

* Gebruik trefwoorden die relevant zijn voor de inhoud van de e-mail.

* Houd het relatief kort (ongeveer 5-10 woorden).

* Vermijd het gebruik van ALLEEN HOOFDLETTERS of overmatige uitroeptekens.

* Update de onderwerpregel als het onderwerp van de e-mail tijdens het gesprek verandert.

* Voorbeelden:

* Goed:"Vergaderverzoek:Project Alpha - 25 juli"

* Goed:"Vraag over vakantiebeleid"

* Slecht:"Belangrijk!"

* Slecht:"Hallo"

2. Aanhef (groet):

* Doel: Om de e-mail te beginnen met een beleefde en respectvolle opening.

* Beste praktijken:

* Formeel:

* "Geachte heer/mevrouw/dr. [Achternaam]," (Gebruik dit als u de titel en achternaam van de ontvanger kent.)

* "Aan wie het aangaat", (gebruik dit alleen als u de naam van de ontvanger niet kent.) Vermijd dit indien mogelijk; probeer een naam te vinden.

* Semi-formeel:

* "Beste [Voornaam] [Achternaam]," (Gebruik dit als u de ontvanger relatief goed kent, maar enige formaliteit wilt behouden.)

* "Hallo [Voornaam],"

* Informeel:

* "Hallo [Voornaam],"

* "Hey [Voornaam]," (Wees voorzichtig; alleen voor zeer goede collega's of vrienden.)

* Vermijd:

* "Hé jij,"

* "Aan wie het aangaat", wanneer een naam kan worden gevonden.

* Interpunctie: Een komma (,) na de aanhef is standaard.

3. Hoofdtekst van de e-mail:

* Doel: Om uw boodschap helder en effectief over te brengen.

* Beste praktijken:

* Openingsparagraaf:

* Vermeld het doel van de e-mail duidelijk en beknopt.

*Als u een e-mail beantwoordt, bevestig dan het vorige bericht. Voorbeelden:'Bedankt voor uw e-mail' of 'Naar aanleiding van ons gesprek...'

* Middelste alinea('s):

* Geef ondersteunende details, uitleg en eventuele noodzakelijke context.

* Gebruik korte paragrafen (3-5 zinnen) voor de leesbaarheid.

* Gebruik opsommingstekens of genummerde lijsten om informatie te ordenen.

* Gebruik de juiste grammatica, spelling en interpunctie. Zorgvuldig proeflezen.

* Sluitparagraaf:

* Vat uw verzoek of call-to-action samen.

* Spreek je dankbaarheid uit of bied verdere hulp aan.

* Voeg een tijdsbestek toe als u vóór een specifieke datum een ​​antwoord nodig heeft.

* Toon:

* Hanteer een professionele en respectvolle toon, zelfs als u zich tot een bekende collega richt.

* Houd rekening met uw publiek en pas uw taalgebruik daarop aan.

* Vermijd het gebruik van jargon of straattaal, tenzij u zeker weet dat de ontvanger het zal begrijpen.

* Wees voorzichtig met humor, want deze kan verkeerd geïnterpreteerd worden.

* Bijlagen:

* Vermeld eventuele bijlagen in de hoofdtekst van de e-mail (bijvoorbeeld 'In bijlage vindt u het rapport...').

* Gebruik beschrijvende bestandsnamen voor uw bijlagen.

* Houd rekening met de bestandsgrootte van uw bijlagen, vooral wanneer u deze naar externe ontvangers verzendt. Comprimeer indien nodig grote bestanden.

4. Afsluiting (afsluiting):

* Doel: Om de e-mail beleefd en professioneel te beëindigen.

* Beste praktijken:

* Formeel:

* "Eerlijk,"

* "Met respect,"

* "Hoogachtend,"

* Semi-formeel:

* "Hartelijke groeten,"

* "Groeten,"

* "Met vriendelijke groeten,"

* Informeel:

* "Best,"

* "Bedankt,"

* "Proost," (Wees voorzichtig; kan voor sommige ontvangers te informeel zijn.)

* Interpunctie: Een komma (,) na de afsluiting is standaard.

5. Handtekening:

* Doel: Om uw contactgegevens te verstrekken.

* Beste praktijken:

* Vermeld uw volledige naam, titel (indien van toepassing), bedrijfsnaam (indien van toepassing), telefoonnummer en e-mailadres.

*Overweeg het toevoegen van een link naar uw bedrijfswebsite of LinkedIn-profiel.

* Houd uw handtekening beknopt en professioneel.

* Stel een automatische e-mailhandtekening in uw e-mailclient in voor consistentie.

Voorbeeld-e-mailadres (formeel):

Onderwerp:Vergaderverzoek:Project Gamma Update

Geachte heer Smit,

Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt.

Ik schrijf u om een ​​korte bijeenkomst aan te vragen om de voortgang van Project Gamma te bespreken. Ik wil graag een update geven over de belangrijkste mijlpalen die zijn bereikt en de volgende stappen voor het project schetsen.

Ik ben beschikbaar op dinsdag 26 juli om 10.00 uur of woensdag 27 juli om 14.00 uur. Laat het me weten als een van deze tijden voor u geschikt is, of stel een alternatieve tijd voor die u uitkomt.

Bedankt voor uw tijd en aandacht.

Eerlijk,

[Uw volledige naam]

[Uw titel]

[Uw bedrijfsnaam]

[Uw telefoonnummer]

[Uw e-mailadres]

[Link naar uw website/LinkedIn (optioneel)]

Voorbeeld-e-mail (informeel):

Onderwerp:Korte vraag over de presentatie

Hallo Sara,

Ik hoop dat je een goede week hebt.

Ik had een korte vraag over de dia's die je hebt voorbereid voor de presentatie van volgende week. Ik vroeg me specifiek af welke gegevensbron u voor de marktanalyse hebt gebruikt.

Kunt u mij een link sturen of laten weten waar u deze heeft gevonden?

Heel erg bedankt!

Best,

[Uw naam]

Belangrijke overwegingen:

* Proeflezen: Lees altijd uw e-mail voordat u deze verzendt. Controleer op grammatica-, spelling- en interpunctiefouten.

* Reageer snel: Probeer binnen een redelijke termijn (bijvoorbeeld binnen 24-48 uur) op e-mails te reageren. Als u meer tijd nodig heeft om te reageren, bevestig dan de e-mail en laat de afzender weten wanneer deze een volledig antwoord kan verwachten.

* "Beantwoord iedereen" oordeelkundig: Gebruik 'Alles beantwoorden' alleen als uw antwoord relevant is voor iedereen in de e-mailthread.

* Vertrouwelijkheid: Houd rekening met de informatie die u deelt in e-mails. Deel geen gevoelige of vertrouwelijke informatie, tenzij dit absoluut noodzakelijk is en u een beveiligd e-mailsysteem gebruikt.

* Denk aan de ontvanger: Pas uw toon en niveau van formaliteit aan op basis van uw relatie met de ontvanger. Als je het niet zeker weet, probeer dan wat formeler te zijn.

* Mobielvriendelijk: Houd e-mails beknopt en gemakkelijk leesbaar op mobiele apparaten.

Door deze richtlijnen te volgen, kunt u duidelijke, professionele en effectieve e-mails schrijven waarmee u de gewenste resultaten bereikt.