Argumenten om e-mail een duurzaam medium te laten zijn:

* Toegankelijkheid: E-mails kunnen in de toekomst meerdere keren worden geopend.

* Reproduceerbaarheid: E-mails kunnen eenvoudig worden afgedrukt of opgeslagen als PDF's, waardoor fysieke of digitale kopieën kunnen worden gemaakt.

* Opslag: E-mails kunnen gedurende langere perioden elektronisch op verschillende apparaten en servers worden opgeslagen.

* Integriteit: E-mailsystemen bevatten vaak mechanismen om de integriteit van het bericht te garanderen (hoewel niet perfect). Digitale handtekeningen kunnen dit enorm versterken.

* Te ontvangen: De afzender krijgt een ontvangstbewijs.

Argumenten tegen het feit dat e-mail een duurzaam medium is:

* Veranderlijkheid: E-mails kunnen na verzending worden gewijzigd, hoewel dit over het algemeen wel waarneembaar is. Het is echter niet inherent onveranderlijk zoals sommige blockchain-technologieën.

* Verwijdering: E-mails kunnen per ongeluk of opzettelijk worden verwijderd.

* Toegankelijkheidsproblemen: De toegang kan verloren gaan als gevolg van vergeten wachtwoorden, het sluiten van accounts, serverstoringen of wijzigingen in e-mailproviders. Het sluiten van een bedrijf is ook een potentieel probleem.

* Gebrek aan gegarandeerde levering: E-mails kunnen worden geblokkeerd door spamfilters of worden teruggestuurd vanwege onjuiste adressen.

* Technische veroudering: E-mailformaten en -technologieën kunnen in de loop van de tijd verouderd raken, waardoor oudere e-mails moeilijk toegankelijk worden.

* Juridische interpretatie: Specifieke wet- of regelgeving kan een nauwkeurige definitie van 'duurzaam medium' bevatten, waarbij e-mail is uitgesloten.

Belangrijke overwegingen en context:

1. Juridische/contractuele definitie:

* Lees de kleine lettertjes: De belangrijkste factor is de definitie van "duurzaam medium" in de relevante wet, regelgeving of contract. Sommige definities omvatten expliciet e-mail of sluiten deze expliciet uit. Zo vereisen consumentenbeschermingswetten met betrekking tot financiële transacties vaak een duurzaam medium.

* Voorbeeld:Amerikaanse Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN): Deze wet accepteert over het algemeen elektronische documenten (waaronder e-mail) als juridisch gelijkwaardig aan papieren documenten, zolang aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, zoals toestemming van de consument. Er zijn echter uitzonderingen.

* Voorbeeld:EU-richtlijn consumentenrechten: Deze richtlijn vereist vaak dat informatie op een 'duurzaam medium' wordt verstrekt, en hoewel e-mail *kan* in aanmerking komen, is dit niet altijd vanzelfsprekend.

2. Praktijk en intentie:

* Intentie van de partijen: Wat was de bedoeling van de betrokken partijen bij het overeenkomen van het gebruik van een duurzame drager? Vonden zij e-mail voldoende?

* Risicobeperking: Hoe kritisch is de informatie die wordt gecommuniceerd? Als het erg belangrijk is, kun je het beste een methode kiezen met het hoogste niveau van zekerheid en duurzaamheid, waarbij je e-mail eventueel kunt aanvullen met een robuustere archiveringsmethode.

* Gemak van toegang: Is het voor de ontvanger gemakkelijk om toegang te krijgen tot de informatie in de e-mail en deze op te slaan voor toekomstig gebruik?

3. Industrienormen en beste praktijken:

* Sommige industrieën hebben specifieke richtlijnen of standaarden voor wat een duurzaam medium inhoudt. Raadpleeg deze normen indien van toepassing.

Aanbevelingen:

* Expliciete overeenkomst: Spreek waar mogelijk expliciet met de andere partij af wat in een specifieke transactie of context een duurzame drager is.

* Overweeg hybride benaderingen: Gebruik e-mail voor uw gemak, maar vul het aan met een duurzamere back-upmethode. Dit kan het volgende inhouden:

* De e-mail opslaan als PDF en opslaan op een beveiligde server of fysiek opslagapparaat.

* Gebruik van een documentbeheersysteem met versiebeheer en audittrails.

* Gebruik van blockchain-technologie voor onveranderlijke administratie (voor situaties met zeer hoge inzet).

* Houd rekening met wettelijke vereisten: Als er wettelijke vereisten zijn voor een duurzame drager, raadpleeg dan een juridisch adviseur om ervoor te zorgen dat deze wordt nageleefd.

* Documenteer alles: Houd alle e-mailcommunicatie bij, inclusief verzonden en ontvangen tijdstempels, ontvangstbevestigingen en eventuele wijzigingen in de berichten.

Samengevat:

E-mail *kan* een duurzaam medium zijn, maar is geen garantie. Of het aanvaardbaar is, hangt af van de specifieke context, de definitie van ‘duurzaam medium’ in de relevante overeenkomsten of regelgeving, en de praktische haalbaarheid van het garanderen van toegankelijkheid en integriteit op lange termijn. Wees bij twijfel voorzichtig en gebruik een robuustere methode voor het opslaan van belangrijke informatie.