Hier volgt een overzicht van wat documentbeveiliging inhoudt:

Belangrijkste aspecten:

* Vertrouwelijkheid: Ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het document. Hierbij zijn toegangscontrolemechanismen betrokken, zoals wachtwoorden, encryptie en machtigingen.

* Integriteit: Garanderen dat het document niet zonder toestemming is gewijzigd of ermee is geknoeid. Dit is afhankelijk van technieken zoals digitale handtekeningen, checksums en versiebeheer.

* Beschikbaarheid: Ervoor zorgen dat het document toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers wanneer zij het nodig hebben. Dit omvat robuuste opslag-, back-up- en herstelprocedures en planning voor noodherstel.

* Authenticatie: Het verifiëren van de identiteit van personen die toegang hebben tot het document om ervoor te zorgen dat alleen legitieme gebruikers toegang krijgen.

* Onweerlegbaarheid: Voorkomen dat gebruikers ontkennen dat ze een document hebben geopend, gewijzigd of gemaakt. Digitale handtekeningen spelen hierbij een sleutelrol.

Methoden die worden gebruikt om documentbeveiliging te bereiken:

* Fysieke beveiliging: Voor papieren documenten omvat dit veilige opslag (afgesloten kasten, kluizen), ruimtes met beperkte toegang en gecontroleerde distributie.

* Digitale beveiliging: Voor elektronische documenten houdt dit het volgende in:

* Toegangscontrole: Gebruikersnamen, wachtwoorden, multi-factor authenticatie (MFA), op rollen gebaseerde toegangscontrole (RBAC).

* Codering: Het document transformeren naar een onleesbaar formaat, tenzij het wordt gedecodeerd met de juiste sleutel.

* Digitale handtekeningen: Cryptografische technieken om de authenticiteit en integriteit van een document te verifiëren.

* Watermerken: Het insluiten van verborgen informatie in het document om het gebruik en de distributie ervan bij te houden.

* Voorkomen van gegevensverlies (DLP): Software en beleid om te voorkomen dat gevoelige gegevens de controle van de organisatie verlaten.

* Inbraakdetectie- en preventiesystemen (IDPS): Om te bewaken en te beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot documentopslagsystemen.

* Versiebeheer: Het bijhouden van wijzigingen die in de loop van de tijd in documenten zijn aangebracht.

De specifieke maatregelen die worden geïmplementeerd zullen afhangen van de gevoeligheid van de informatie in het document, de wettelijke en regelgevende vereisten en de risicotolerantie van de organisatie. Voor een zeer gevoelig document, zoals een financieel overzicht of het medisch dossier van een patiënt, zijn veel strengere beveiligingsmaatregelen nodig dan voor een minder gevoelig intern memo.