* Apparaatonafhankelijkheid: Dit is misschien wel het meest bepalende kenmerk. Een PDF-bestand wordt op dezelfde manier weergegeven, ongeacht het besturingssysteem (Windows, macOS, Linux), de applicatie waarmee het wordt bekeken (Adobe Acrobat, Foxit Reader, enz.) of de hardware (desktop, laptop, tablet, telefoon). De opmaak en lay-out blijven consistent op verschillende platforms.

* Hoogwaardige betrouwbaarheid: PDF's zijn ontworpen om de oorspronkelijke opmaak en lay-out van een document te behouden, inclusief lettertypen, afbeeldingen en afbeeldingen. Dit maakt ze ideaal voor het archiveren en distribueren van documenten waarbij de visuele presentatie cruciaal is.

* Beveiligingsfuncties: PDF's bieden robuuste beveiligingsfuncties, waardoor makers documenten met een wachtwoord kunnen beveiligen, het afdrukken of bewerken kunnen beperken en de toegang tot specifieke inhoud kunnen controleren.

* Kleine bestandsgrootte (relatief): Hoewel PDF's niet altijd het kleinste bestandstype zijn, bereiken ze over het algemeen een goede balans tussen bestandsgrootte en visuele kwaliteit. Ze zijn aanzienlijk compacter dan veel andere documentformaten, zoals bijvoorbeeld onbewerkte vectorafbeeldingen. Dit komt deels door de gebruikte compressietechnieken.

* Brede ondersteuning en toegankelijkheid: Bijna elke computer en veel mobiele apparaten hebben een gratis PDF-lezer, waardoor ze ongelooflijk toegankelijk zijn voor zowel creatie als consumptie.

Hoewel andere formaten enkele van deze kenmerken kunnen delen, maakt de combinatie van apparaatonafhankelijkheid, hoge betrouwbaarheid en direct beschikbare software de PDF bij uitstek geschikt voor documentdistributie en archivering.