* Verwante documenten groeperen: Met documentensets kunt u meerdere documenten (en mogelijk ook andere items zoals afbeeldingen of spreadsheets) samenvoegen tot één logische eenheid. Dit was vooral handig voor projecten, contracten of andere complexe workflows waarbij verschillende bestanden bij elkaar hoorden en als een set moesten worden beheerd. Een documentbibliotheek behandelt daarentegen elk bestand afzonderlijk.

* Metadata en versiebeheer op het ingestelde niveau: U kunt metagegevens toepassen en versiebeheer beheren op het niveau van de *documentset*, en niet alleen op het niveau van individuele documenten. Dit biedt een meer holistisch beeld van de levenscyclus van het project of contract. Wijzigingen in de gehele set konden worden gevolgd, wat lastig is om integraal te beheren binnen een standaard documentbibliotheek.

* Verbeterd workflowbeheer: Documentensets zouden beter kunnen worden geïntegreerd met SharePoint-workflows. U zou workflows kunnen ontwerpen die inwerken op de gehele documentenset (bijvoorbeeld het goedkeuringsproces voor alle documenten binnen een contractpakket) in plaats van dat u voor elk afzonderlijk document afzonderlijke workflows hoeft te maken.

* Contentorganisatie en navigatie: Voor complexe projecten met veel documenten boden documentensets een manier om inhoud effectiever te organiseren en er doorheen te navigeren dan platte documentbibliotheekstructuren. Ze hielpen gebruikers gemakkelijker te vinden wat ze nodig hadden.

Documentensets hadden echter ook nadelen:

* Complexiteit: Het opzetten en beheren van documentensets kan complexer zijn dan het gebruik van standaarddocumentbibliotheken, vooral voor gebruikers die niet bekend zijn met de geavanceerde functies van SharePoint.

* Prestaties: Bij grote implementaties met veel documentensets kunnen de prestaties een probleem zijn.

* Beperkte functionaliteit vergeleken met bibliotheken: Documentbibliotheken boden op sommige gebieden meer ingebouwde functionaliteit en flexibiliteit.

In essentie was de keuze tussen een documentbibliotheek en een documentenset in SharePoint 2010 afhankelijk van de specifieke behoeften van het project of de workflow. Als u groepen gerelateerde documenten moest beheren met ingewikkelde versiebeheer- en workflowvereisten, waren documentensets nuttig. Als u een eenvoudigere oplossing nodig had voor het beheer van individuele bestanden, was een documentbibliotheek doorgaans voldoende. Veel gebruikers vonden dat een combinatie van beide de meest effectieve aanpak was.