* Compatibiliteit tussen platforms: PDF's behouden hun opmaak en lay-out op verschillende besturingssystemen (Windows, macOS, Linux), softwareapplicaties en apparaten (desktops, laptops, tablets, smartphones). Dit zorgt voor consistente weergave, ongeacht de instellingen van de ontvanger.

* Behoud van opmaak: PDF's behouden nauwkeurig lettertypen, afbeeldingen en opmaak, waardoor de problemen worden voorkomen die kunnen optreden bij het overbrengen van documenten tussen verschillende tekstverwerkers of softwareversies. Dit is van cruciaal belang voor het behoud van de visuele integriteit van documenten zoals rapporten, brochures of presentaties.

* Beveiligingsfuncties: PDF's ondersteunen verschillende beveiligingsfuncties, zoals wachtwoordbeveiliging, codering en digitale handtekeningen. Dit maakt controle mogelijk over wie toegang heeft tot een document en deze kan wijzigen, waardoor gevoelige informatie wordt beschermd.

* Compacte bestandsgrootte (meestal): Vergeleken met sommige andere bestandsformaten, vooral die met ingebedde lettertypen, kan PDF relatief compacte bestanden creëren die gemakkelijk te delen en te downloaden zijn.

* Zoekbaarheid: Hoewel oudere gescande PDF's mogelijk niet doorzoekbaar zijn, bieden moderne PDF's vaak de mogelijkheid om in de volledige tekst te zoeken, waardoor het gemakkelijk wordt om specifieke informatie in een lang document te vinden.

* Toegankelijkheid: PDF-lezers bevatten vaak toegankelijkheidsfuncties voor visueel gehandicapte gebruikers, zoals tekst-naar-spraak- en schermlezercompatibiliteit.

* Afdrukvriendelijk: PDF's zijn ontworpen voor betrouwbaar afdrukken, zodat het document er op papier uitziet zoals bedoeld.

* Versiebeheer: Hoewel het niet inherent is aan het formaat, maakt het onveranderlijke karakter van PDF het gemakkelijk om versies te onderhouden. U kunt eenvoudig meerdere versies van een document opslaan als verschillende PDF-bestanden en wijzigingen bijhouden.

PDF's hebben echter ook beperkingen. Ze zijn niet ideaal voor gezamenlijk bewerken op dezelfde manier als Google Docs of Microsoft Word. Voor het maken en bewerken van PDF's kan gespecialiseerde software nodig zijn, hoewel er veel gratis en open source-tools beschikbaar zijn.