| Brondocumenten zijn originele documenten die het bewijs leveren van een zakelijke transactie. Ze zijn van cruciaal belang voor boekhoud- en auditdoeleinden, omdat ze de ruwe gegevens voor financiële overzichten leveren. Hier zijn enkele voorbeelden, gecategoriseerd voor de duidelijkheid:
Verkoop en inkomsten:
* Verkoopfacturen: Rekeningen die naar klanten worden verzonden voor geleverde goederen of diensten.
* Kassabonnen: Registratie van contante verkopen.
* Creditcardbewijzen: Bewijs van creditcardtransacties.
* Leveringsbewijzen: Bewijs dat de goederen bij de klant zijn afgeleverd.
* Verkooporders: Formeel verzoek van de klant om goederen of diensten.
* Point of Sale (POS)-systeemgegevens: Elektronische registratie van transacties vanuit een kassasysteem.
* E-commercetransactiegegevens: Online verkoopgegevens van platforms zoals Shopify of Amazon.
Aankopen en uitgaven:
* Aankooporders: Formele verzoeken aan leveranciers voor goederen of diensten.
* Facturen van leveranciers: Rekeningen ontvangen van leveranciers voor goederen of diensten.
* Rapporten ontvangen: Documentatie die de ontvangst van goederen van leveranciers verifieert.
* Onkostendeclaraties: Registratie van personeelskosten.
* Bankafschriften: Registratie van banktransacties.
* Creditcardafschriften: Registratie van creditcardtransacties.
* Loonadministratie: Documenten met betrekking tot de beloning van werknemers (urenstaten, loonregister).
* Energierekeningen: Facturen voor elektriciteit, gas, water, etc.
* Huurbewijzen: Bewijs van huurbetaling.
* Reisbewijzen: Documentatie voor reisgerelateerde kosten.
Anders:
* Contracten: Afspraken tussen partijen.
* Notulen van vergaderingen: Registratie van besluiten genomen tijdens vergaderingen.
* Leningsovereenkomsten: Documentatie voor afgesloten leningen.
* Verzekeringspolissen: Bewijs van verzekeringsdekking.
* Eigendomsakte: Juridische documenten waaruit het eigendom van onroerend goed blijkt.
* Sollicitaties en cv's: Gebruikt voor salarisadministratie en HR-doeleinden.
* Urenstaten: Registratie van de werktijden van medewerkers.
* Voorraadtellingen: Fysieke inventaristelling.
De specifieke gebruikte brondocumenten zullen variëren afhankelijk van de aard van het bedrijf en het soort transacties dat het onderneemt. De sleutel is dat het originele documenten zijn, aangemaakt op het moment van de transactie, die verifieerbaar bewijs van de activiteit leveren. Kopieën van brondocumenten worden doorgaans zelf niet als brondocumenten beschouwd. |
