* Gebrek aan toegangscontrole: Excel zelf biedt beperkte toegangscontrole. Hoewel u een werkmap met een wachtwoord kunt beveiligen, kunt u dit eenvoudig omzeilen met direct beschikbare hulpmiddelen en technieken. Het voorkomt niet dat ongeautoriseerde toegang wordt verkregen als iemand toegang krijgt tot het bestand zelf.

* Gedeelde werkruimten/netwerkschijven: Als het Excel-bestand zonder de juiste machtigingen op een gedeeld netwerkstation of in een cloudservice wordt opgeslagen, kan iedereen met toegang tot die locatie het bestand bekijken, wijzigen of kopiëren.

* Gegevenslekken: Als uw computer of netwerk is gehackt, kan een aanvaller gemakkelijk toegang krijgen tot alle lokaal opgeslagen bestanden, inclusief Excel-spreadsheets die gevoelige gegevens bevatten.

* Per ongeluk delen: E-mails met Excel-bijlagen kunnen onbedoeld naar de verkeerde ontvangers worden verzonden.

* Gebrek aan controle: Excel biedt geen robuuste controlefuncties om bij te houden wie het bestand heeft geopend, gewijzigd of gekopieerd.

Betere alternatieven:

Voor het opslaan van vertrouwelijke informatie kunt u overwegen het volgende te gebruiken:

* Databasebeheersystemen (DBMS): Deze bieden robuuste beveiligingsfuncties zoals toegangscontrole, codering en auditing.

* Beveiligde cloudopslagservices: Services zoals Dropbox, Google Drive en OneDrive (met de juiste machtigingsinstellingen) bieden een betere beveiliging dan het simpelweg opslaan van een bestand op een gedeelde netwerkschijf. Gebruik echter altijd sterke wachtwoorden en schakel tweefactorauthenticatie in.

* Enterprise Content Management (ECM)-systemen: Deze zijn speciaal ontworpen voor het beheren en beveiligen van grote hoeveelheden gevoelige documenten.

* Speciale tools ter voorkoming van gegevensverlies (DLP): Deze bewaken en voorkomen dat gevoelige gegevens de controle van de organisatie verlaten.

Kortom, hoewel Excel voor sommige gegevens kan worden gebruikt, is het gebruik ervan voor vertrouwelijke informatie riskant en moet worden vermeden, tenzij u extreem robuuste beveiligingsmaatregelen heeft getroffen voor het hele systeem, en niet alleen voor het Excel-bestand zelf. Geef altijd prioriteit aan de juiste beveiligingsmaatregelen op basis van de gevoeligheid van de gegevens.