1. Brondocumenten: Dit is de basis van het hele proces. Brondocumenten zijn de originele documenten van zakelijke transacties. Voorbeelden zijn onder meer:

* Facturen: Afgegeven aan klanten voor verkochte goederen of diensten.

* Ontvangsten: Bewijs van ontvangen contant geld.

* Aankooporders: Formele verzoeken om goederen of diensten van leveranciers.

* Bankafschriften: Registratie van banktransacties.

* Loonadministratie: Documentatie van de lonen en inhoudingen van werknemers.

2. Transacties vastleggen: Dit houdt in dat de informatie uit brondocumenten systematisch wordt vastgelegd in het boekhoudsysteem. Dit gebeurt doorgaans op twee manieren:

* Journaalgegevens: Transacties worden chronologisch geregistreerd in een journaal, waarbij de betrokken rekeningen (debet en credit) worden weergegeven. Dit biedt een gedetailleerd overzicht van elke transactie.

* Speciale tijdschriften: Voor transacties met grote volumes, zoals verkopen, aankopen, contante ontvangsten en contante betalingen, worden speciale dagboeken gebruikt om het registratieproces te stroomlijnen.

3. Posten in het grootboek: Vervolgens wordt de informatie uit de dagboeken (algemeen en bijzonder) samengevat en overgebracht naar het grootboek. Het grootboek bevat alle individuele rekeningen van het bedrijf (activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven). Hierdoor ontstaat voor elke rekening een gedetailleerd saldo.

4. Proefbalans: Er wordt een proefbalans opgesteld om er zeker van te zijn dat de debet- en creditbedragen in het grootboek gelijk zijn. Dit is een cruciale stap bij het identificeren van eventuele fouten bij het vastleggen van transacties. Het is een samenvatting van alle rekeningsaldi op een specifiek tijdstip.

5. Invoer aanpassen: Aan het einde van een boekhoudperiode (bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks) worden aanpassingen doorgevoerd om de rekeningen bij te werken voor items die nog niet zijn geregistreerd maar die van invloed zijn op de financiële overzichten van de periode. Voorbeelden zijn onder meer overlopende posten (bijvoorbeeld opgebouwde salarissen), uitstel van betaling (bijvoorbeeld vooruitbetaalde verzekeringen) en afschrijvingen.

6. Financiële overzichten: Nadat de aangepaste boekingen zijn gemaakt, worden de financiële overzichten opgesteld. Deze verklaringen vatten de financiële prestaties en positie van het bedrijf samen. De primaire financiële overzichten zijn:

* Inkomstenverklaring: Toont inkomsten en uitgaven om het netto inkomen of netto verlies voor een specifieke periode te bepalen.

* Balans: Toont de activa, passiva en eigen vermogen op een specifiek tijdstip.

* Cashflowoverzicht: Toont de in- en uitstroom van contant geld gedurende een specifieke periode.

7. Sluiting van de inschrijvingen: Aan het einde van een boekhoudperiode worden afsluitingsboekingen gedaan om de saldi van tijdelijke rekeningen (inkomsten, uitgaven en dividenden) over te dragen naar ingehouden winsten. Hiermee worden de rekeningen voor de volgende boekhoudperiode voorbereid.

8. Rapportage en analyse: De laatste fase omvat het analyseren van de financiële overzichten om inzicht te geven in de financiële gezondheid van het bedrijf. Deze informatie wordt gebruikt voor besluitvorming, budgettering en belastingrapportage.

Deze fasen werken samen in een continue cyclus om een ​​volledig en accuraat beeld te geven van de financiële activiteiten van een bedrijf. De specifieke methoden en gebruikte software kunnen variëren afhankelijk van de omvang en complexiteit van het bedrijf, maar de onderliggende principes blijven consistent.