1. Ontvangen: Dit is het fysiologische aspect van horen. Het houdt in dat de oren van de luisteraar de geluidsgolven opvangen die door de spreker worden geproduceerd. Deze fase wordt beïnvloed door factoren zoals de gehoorscherpte van de luisteraar en het geluidsniveau van de omgeving.

2. Begrijpen: Dit omvat het decoderen van het bericht. Het omvat het interpreteren van de betekenis van de woorden, zinnen en non-verbale signalen (lichaamstaal, toon van de stem). Deze fase vereist dat de luisteraar de informatie verwerkt en in verband brengt met zijn bestaande kennis.

3. Onthouden: In deze fase staat het vasthouden van de ontvangen informatie centraal. Het houdt in dat er actief wordt gewerkt aan het opslaan van de informatie in het geheugen, zodat deze later kan worden opgehaald. Effectieve geheugentechnieken en de cognitieve vaardigheden van de luisteraar beïnvloeden deze fase.

4. Reageren: In deze fase wordt feedback gegeven aan de spreker, zowel verbaal als non-verbaal. Het kan gaan om het stellen van verduidelijkende vragen, het samenvatten van de punten van de spreker, of het uiten van eens of oneens zijn. Hierdoor weet de spreker dat de luisteraar actief betrokken was bij het proces.

Het is belangrijk op te merken dat deze fasen met elkaar verbonden zijn en niet altijd lineair zijn. Een luisteraar kan tussen fasen heen en weer springen, bijvoorbeeld door een verhelderende vraag te stellen (reageren) om het begrip te vergroten.