Wanneer meerdere werknemers werken aan een tekstdocument of constant bijwerken van een spreadsheet of een database , een veel voorkomend probleem dat zich voordoet is dat er eindigt in veel verschillende varianten van hetzelfde document . Zelfs e-mailen updates op een centrale partij kan een pijn zijn , omdat die persoon nog moet alle updates te verwerken in een enkel bestand en stuur het terug naar alle betrokkenen . Met een document management systeem , echter , alle partijen kunnen tegelijkertijd toegang tot het document , en er is geen noodzaak om updates e-mail naar de betrokkenen .
Beheer Abilities

Sommige document managementsystemen gewoon behandelen alle gebruikers als collega's en geef ze gelijke toegang tot alle van de inhoud van het project . Anderen geven beperkte leidinggevende capaciteiten om het individu uit het project , waardoor hij dingen zoals anderen verwijderen uit het project te doen . De meest intensieve document management systemen , hoewel, hebben een afzonderlijk beheer portal die hen in staat stelt om gebruikers verschillende niveaus van toegang te geven .
Google Docs

Het meest populaire document management systeem in de wereld is Google Docs , dat is een gratis dienst beschikbaar voor iedereen met een Google-account . Gebruikers kunnen uploaden , wijzigen en delen van tekstbestanden , databases , presentaties en spreadsheets die eenvoudig importeren uit en exporteren naar Microsoft Office- toepassingen, zoals Word , Access , PowerPoint en Excel . Bedrijven die alleen maar hoeft elementaire document management diensten vaak een beroep op Google Docs .
Andere Opties Gratis

Voor diegenen die liever Google Docs niet te gebruiken , een aantal alternatieven zijn Buzzword , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo en Alfresco . Modewoord , ontwikkeld door Adobe , kunnen beheerders verschillende niveaus van toegang aan gebruikers te geven . Het houdt ook een log van bewerkingen gemaakt . Het voordeel van Zoho is het niveau van zijn functionaliteit . Zoho biedt een volledig functionele tekstverwerker , een persoonlijke wiki en een groot aantal andere soorten programma's. Etherpad is leuk omdat het niet nodig je te registreren voor niets. Peepel is een suite van programma's die integreren met uw browser . OpenGoo , zoals de naam al doet vermoeden , is gemaakt om Google Docs te zijn voor degenen die niet willen om Google te gebruiken . Alfresco is ontworpen om een ​​gratis alternatief voor degenen die de volledige functionaliteit van de premium programma's zoals Documentum
Premium Programma

nodig . Vier van de meest populaire document management programma's zijn Open Text , SharePoint en Documentum . Al deze programma's nemen complexe document management , community management , asset management en inhoud rapportage .