1. Gegevensstructuur en organisatie:

* Spreadsheets: Organiseer gegevens in een tweedimensionale tabel met rijen en kolommen. Gegevensrelaties zijn impliciet en vaak beperkt tot eenvoudige zoekopdrachten binnen hetzelfde blad. Gegevensintegriteit is sterk afhankelijk van de toewijding van de gebruiker.

* Databases (toegang): Gebruik een relationeel model en structureer gegevens in meerdere gerelateerde tabellen. Dit maakt complexere relaties en efficiënt gegevensbeheer mogelijk. Gegevensintegriteit wordt afgedwongen door middel van beperkingen en regels die zijn gedefinieerd in het databaseschema.

2. Gegevensintegriteit en -consistentie:

* Spreadsheets: Gevoelig voor inconsistenties en fouten als gevolg van handmatige gegevensinvoer en het ontbreken van ingebouwde validatieregels. Duplicatie van gegevens is gebruikelijk en moeilijk te beheren.

* Databases (toegang): Bied robuuste mechanismen aan om de gegevensintegriteit te garanderen. Functies zoals gegevensvalidatie, referentiële integriteit (waardoor de relaties tussen tabellen consistent blijven) en gelijktijdigheidscontrole (voorkomen van conflicten wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot gegevens) voorkomen inconsistenties en fouten.

3. Gegevensbeheer en query's:

* Spreadsheets: Gegevensmanipulatie is voornamelijk afhankelijk van handmatig sorteren, filteren en basisformules. Complexe query's en analyses vereisen aanzienlijke inspanningen en potentieel complexe formules.

* Databases (toegang): Bied krachtige querytalen (zoals SQL) voor het efficiënt ophalen en manipuleren van gegevens. Complexe query's en rapporten zijn veel eenvoudiger te maken en te beheren. Access biedt ook een grafische interface (querybuilder) voor degenen die minder bekend zijn met SQL.

4. Schaalbaarheid en prestaties:

* Spreadsheets: De prestaties gaan aanzienlijk achteruit naarmate de dataset groter wordt. Het beheren van grote spreadsheets wordt omslachtig en traag.

* Databases (toegang): Ontworpen om veel grotere datasets efficiënt te verwerken. Het relationele model en de geoptimaliseerde queryverwerking zorgen voor veel betere prestaties, zelfs met honderdduizenden of miljoenen records.

5. Gegevensbeveiliging:

* Spreadsheets: Beveiliging is grotendeels afhankelijk van bestandsrechten en wachtwoordbeveiliging, die gemakkelijk kunnen worden omzeild. Het delen van gegevens en toegangscontrole zijn beperkt.

* Databases (toegang): Biedt meer geavanceerde beveiligingsfuncties, waaronder gebruikersauthenticatie, toegangscontrolelijsten en encryptie, om gevoelige gegevens te beschermen.

6. Gegevensrelaties:

* Spreadsheets: Relaties tussen gegevens zijn vaak impliciet en moeilijk te beheren, waardoor handmatige opzoekingen en complexe formules nodig zijn. Wijzigingen op één blad vereisen vaak handmatige updates op andere.

* Databases (toegang): Relaties tussen tabellen zijn expliciet gedefinieerd, waardoor naadloze gegevensintegratie en geautomatiseerde updates mogelijk zijn. Wijzigingen die in één tabel worden aangebracht, worden automatisch weergegeven in gerelateerde tabellen.

In het kort:

Spreadsheets zijn ideaal voor eenvoudige gegevensorganisatie en basisberekeningen op kleine datasets. Databases zoals Access zijn veel beter geschikt voor het beheren van grotere, complexere datasets met ingewikkelde relaties, waarvoor gegevensintegriteit, beveiliging en efficiënte querymogelijkheden vereist zijn. Access is in wezen een miniatuur databasebeheersysteem dat mogelijkheden biedt die veel verder gaan dan wat een spreadsheet kan bieden.