Voorverkoop:

* Verkooporder/offerte: Een document waarin de aangeboden goederen of diensten, de hoeveelheden, de prijzen en de leveringsvoorwaarden worden beschreven. Dit is vaak een voorstel dat naar de klant wordt gestuurd voordat de verkoop is afgerond.

* Inkooporder (PO): Vanuit het perspectief van de klant bevestigt dit de intentie om de goederen of diensten te kopen zoals beschreven in de verkooporder of offerte. Cruciaal voor het volgen en uitvoeren van de bestelling.

* Contract (voor grote of complexe verkopen): Een juridisch bindende overeenkomst waarin alle aspecten van de verkoop worden beschreven, inclusief betalingsvoorwaarden, garanties en aansprakelijkheden.

Tijdens de uitverkoop:

* Factuur: Een factuur die na de verkoop naar de klant wordt gestuurd, met details over de geleverde goederen of diensten, prijzen, belastingen en betalingsvoorwaarden.

* Pakketbon/leveringsnota: Begeleidt de zending en vermeldt de inhoud van het pakket, waarbij wordt gecontroleerd wat er is verzonden.

* Vrachtbrief: Een document afgegeven door een vervoerder ter bevestiging van de ontvangst van de vracht voor verzending. Wordt voornamelijk gebruikt bij het transport van goederen.

* Ontvangst: Bewijs van betaling ontvangen door de verkoper.

Na de verkoop:

* Creditnota/debetnota: Wordt gebruikt om een ​​factuur aan te passen, meestal om fouten te corrigeren of retouren te verwerken. Een creditnota verlaagt het verschuldigde bedrag, terwijl een debetnota dit verhoogt.

* Rekeningafschrift: Een overzicht van alle transacties tussen koper en verkoper over een bepaalde periode.

* Verkooprapport: Intern document dat de verkoopprestaties over een bepaalde periode samenvat. Dit kan de omzet, verkochte hoeveelheden, enz. volgen.

De specifieke documenten die worden gebruikt, variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte, de branche en de complexiteit van de verkooptransactie. Een klein bedrijf gebruikt bijvoorbeeld alleen facturen en bonnen, terwijl een groot bedrijf een geavanceerd ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) gebruikt dat veel van deze documenten automatisch genereert.