Gegevens:

* Ruwe, ongeorganiseerde feiten: Gegevens zijn in wezen ruwe, niet-geïnterpreteerde feiten en cijfers. Het kunnen cijfers, tekst, afbeeldingen, geluiden of elke andere vorm van informatie zijn. Het mist een inherente betekenis totdat het wordt georganiseerd en verwerkt.

* Bouwstenen van informatie: Data vormen de fundamentele bouwsteen waarop informatie en kennis zijn geconstrueerd.

* Voorbeelden: Een enkel getal (bijvoorbeeld 25), een woord ("appel"), een pixel in een afbeelding, een temperatuurmeting (bijvoorbeeld 72°F).

* Focus: Individuele feiten en cijfers.

Document:

* Georganiseerde verzameling van gegevens: Een document is een gestructureerde verzameling gegevens die bedoeld is om informatie over te brengen of gebeurtenissen vast te leggen. Het heeft een specifiek formaat en bevat vaak metadata (gegevens over de data).

* Betekenisvolle context: Gegevens in een document zijn georganiseerd om context en betekenis te bieden. Deze betekenis wordt afgeleid van de structuur, opmaak en relaties tussen de gegevenselementen.

* Voorbeelden: Een Word-document, een pdf-rapport, een spreadsheet, een webpagina, een e-mail, een gescande afbeelding van een handgeschreven brief.

* Focus: Presentatie en communicatie van georganiseerde informatie.

Analogie:

Denk aan Legoblokjes (data). Individueel betekenen ze niet veel. Maar als je ze volgens de instructies (structuur/formaat) in elkaar zet, vormen ze een specifiek object (document) – zoals een huis of een auto. Het huis of de auto brengt nu betekenis en doel over die de afzonderlijke stenen alleen niet bezaten.

Relatie:

Documenten *bevatten* gegevens, maar gegevens vormen niet noodzakelijkerwijs een document. Een document is een constructie op een hoger niveau die gegevens op een betekenisvolle manier ordent en presenteert. Je kunt geen document hebben zonder gegevens, maar je kunt wel gegevens hebben zonder document.