De belangrijkste kenmerken die vaak in een documentproductiepakket zitten, zijn:

* Gegevensopname: Mogelijkheid om gegevens uit verschillende bronnen te importeren (databases, spreadsheets, e-mails, enz.).

* Gegevensverwerking en opschoning: Tools om gegevens te transformeren, op te schonen en te standaardiseren om nauwkeurigheid en consistentie te garanderen. Dit kan onder meer deduplicatie, opmaakcorrecties en gegevensvalidatie omvatten.

* Documentsamenstellen: Geautomatiseerde generatie van documenten met behulp van sjablonen en de verwerkte gegevens. Vaak gaat het daarbij om een ​​geavanceerde samenvoeging van gegevensvelden in vooraf gedefinieerde documentlay-outs.

* Redactie en anonimisering: Tools om gevoelige informatie uit documenten veilig te redigeren volgens wettelijke of privacyvereisten.

* Beoordeling en kwaliteitscontrole: Mogelijkheden voor het beoordelen en goedkeuren van documenten vóór de definitieve productie. Dit kunnen functies voor samenwerking en versiebeheer omvatten.

* Productie en output: Functionaliteit om documenten in verschillende formaten (PDF, Word, enz.) te creëren en deze elektronisch of fysiek te distribueren.

* Metagegevensbeheer: Het volgen en beheren van metagegevens die aan elk document zijn gekoppeld, voor efficiënt ophalen en auditen.

* Beveiliging en toegangscontrole: Functies om de veiligheid en vertrouwelijkheid van documenten en gegevens gedurende het hele productieproces te garanderen.

In wezen zijn documentproductiepakketten bedoeld om handmatige, foutgevoelige processen te vervangen door geautomatiseerde workflows, wat resulteert in verhoogde efficiëntie, nauwkeurigheid en lagere kosten. Ze worden vaak gebruikt in sectoren zoals de advocatuur, de financiële sector en de gezondheidszorg, waar documentproductie een cruciaal aspect van hun activiteiten is. Voorbeelden van dergelijke pakketten zijn Relativity, Everlaw en Disco.