* Vergelijkbare structuur: De documenten moeten een vergelijkbare algemene structuur hebben. Dit betekent niet dat ze identiek moeten zijn, maar er moet een logische manier zijn om hun elementen te combineren. Het samenvoegen van rapporten met dezelfde secties (Inleiding, Methoden, Resultaten, Discussie) is bijvoorbeeld eenvoudiger dan het samenvoegen van een rapport met een e-mail. Niet-overeenkomende structuren vereisen meer geavanceerde samenvoegingstechnieken of handmatige interventie.

* Consistente opmaak: Hoewel niet strikt vereist, vereenvoudigt consistente opmaak (lettertypen, stijlen, koppen, enz.) het samenvoegproces en resulteert dit in een schoner, professioneler einddocument. Inconsistente opmaak kan tot onverwachte resultaten leiden of opschoning na het samenvoegen vereisen.

* Compatibele bestandsformaten: De documenten moeten een indeling hebben die samenvoegen ondersteunt. Veelgebruikte formaten zoals Word (.docx), PDF (met beperkingen) en CSV (voor het samenvoegen van gegevens) zijn over het algemeen geschikt. De specifieke mogelijkheden zijn echter afhankelijk van de gebruikte samenvoegtool.

* Gerelateerde inhoud: De inhoud van de documenten moet gerelateerd en complementair zijn. Het samenvoegen van niet-gerelateerde documenten zal waarschijnlijk resulteren in een onzinnig of ongeorganiseerd eindproduct. De relatie kan expliciet zijn (bijvoorbeeld verschillende delen van een groter rapport) of impliciet (bijvoorbeeld meerdere documenten over een soortgelijk onderwerp).

* Gegevenscompatibiliteit (voor het samenvoegen van gegevens): Als bij het samenvoegen gegevens uit verschillende bronnen worden geïntegreerd (bijvoorbeeld spreadsheets in een sjabloon), moeten de gegevens compatibel zijn. Dit omvat consistente gegevenstypen, kolomkoppen (indien van toepassing) en een logische manier om gegevensvelden op elkaar af te stemmen.

Kortom, de geschiktheid van documenten voor samenvoeging hangt af van zowel hun structurele overeenkomsten als de mogelijkheden van het gebruikte samenvoeginstrument. Hoe meer de documenten qua structuur en opmaak op elkaar lijken, hoe eenvoudiger en effectiever het samenvoegproces zal zijn.