Grote nadelen (mogelijke problemen met gegevensverlies en herstel):

* Zwakke codering (oudere versies): De wachtwoordbeveiliging van Excel in oudere versies (vóór 2013) maakte gebruik van zwakke versleutelingsalgoritmen. Deze kunnen relatief eenvoudig worden omzeild met behulp van gemakkelijk verkrijgbare kraakgereedschappen. Uw gegevens zijn kwetsbaar.

* Verloren of vergeten wachtwoorden =Gegevensverlies: Dit is het grootste risico. Als u het wachtwoord kwijtraakt of vergeet, is herstel uiterst moeilijk, zo niet onmogelijk. Er is geen optie "wachtwoord vergeten". Veel commerciële en gratis tools beweren Excel-wachtwoorden te kraken, maar succes is niet gegarandeerd, vooral niet bij sterke wachtwoorden of nieuwere versies.

* Hulpmiddelen voor het kraken van wachtwoorden: Zoals hierboven vermeld, zijn er talloze tools beschikbaar die proberen Excel-wachtwoorden te kraken. Hoewel ze misschien niet altijd werken, zijn ze voor vastberaden individuen een haalbare optie, vooral als het wachtwoord zwak is of het bestand uit een oudere versie van Excel komt.

Andere nadelen:

* Geen echte beveiliging: Wachtwoordbeveiliging in Excel gaat meer over afschrikking dan over robuuste beveiliging. Het voorkomt toevallige toegang of onbedoelde wijziging. Het is geen vervanging voor goede beveiligingsmaatregelen in een bedrijfsomgeving.

* Beperkt beschermingsbereik: Wachtwoordbeveiliging is doorgaans van toepassing op het hele bestand of op afzonderlijke bladen. Hiermee kunt u de toegang tot specifieke cellen of bereiken niet gedetailleerd beheren zonder gebruik te maken van complexere VBA-oplossingen.

* Samenwerkingsproblemen: Wachtwoordbeveiliging kan de samenwerking belemmeren. Elke gebruiker heeft het wachtwoord nodig om het bestand te kunnen openen en wijzigen, wat tot mogelijke communicatieoverhead en vertragingen kan leiden.

* Bestandscorruptierisico: Met een wachtwoord beveiligde Excel-bestanden *kunnen* gevoeliger zijn voor corruptie. Als het bestand beschadigd raakt tijdens het opslaan of overbrengen, wordt het nog moeilijker (of onmogelijk) om het te herstellen, vooral als u het wachtwoord bent kwijtgeraakt.

* Frustratie van gebruikers: Het herhaaldelijk invoeren van wachtwoorden kan frustrerend zijn voor frequente gebruikers.

* Niet in overeenstemming met strikte regelgeving: Voor gegevens die een sterke beveiliging vereisen (bijvoorbeeld HIPAA, AVG), is Excel-wachtwoordbeveiliging vrijwel zeker ontoereikend. U hebt robuustere mechanismen voor versleuteling en toegangscontrole nodig.

* Prestatie-impact: Hoewel doorgaans klein, kan wachtwoordbeveiliging de bestandsgrootte enigszins vergroten en mogelijk de openings- en opslagtijden vertragen.

Alternatieven en mitigatiestrategieën:

Gezien deze nadelen, overweeg dan deze alternatieven en oplossingen:

* Gebruik sterke wachtwoorden: Als u Excel-wachtwoordbeveiliging moet gebruiken, kies dan sterke, unieke wachtwoorden met een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en symbolen. Gebruik een wachtwoordbeheerder.

* Bewaar wachtwoorden op een veilige plaats: Bewaar je wachtwoorden veilig, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager. Schrijf ze nooit op een plakbriefje.

* Overweeg Azure Information Protection (AIP) of Microsoft Purview Information Protection: Als u een Microsoft 365-abonnement hebt, bieden deze services aanzienlijk sterkere codering en toegangscontrole voor Excel-bestanden en andere documenten. Hiermee kunt u machtigingen definiëren voor verschillende gebruikers en bijhouden wie toegang heeft tot de gegevens.

* Gebruik VBA (voorzichtig): VBA kan meer gedetailleerde controle bieden over toegang en wijzigingen, maar kan ook complex zijn en mogelijk beveiligingsproblemen met zich meebrengen als het niet correct wordt geïmplementeerd. Wees voorzichtig bij het gebruik van VBA-beveiligingsfuncties.

* Gegevensmaskering/redactie: In plaats van volledige bescherming kunt u overwegen gevoelige gegevens te maskeren (bijvoorbeeld door creditcardnummers te vervangen door sterretjes) om deze te beschermen tegen toevallige kijkers.

* Databaseoplossingen: Voor grote datasets of gevoelige informatie kunt u overwegen een databasesysteem (zoals MySQL, PostgreSQL of Microsoft SQL Server) te gebruiken in plaats van Excel. Databases bieden een veel betere beveiliging en toegangscontrole.

* Gedeelde online werkmappen met machtigingen: In Excel Online of SharePoint kunt u werkmappen delen met specifieke gebruikers en hen verschillende toegangsniveaus verlenen (bijvoorbeeld alleen bekijken, bewerken). Dit biedt betere controle dan eenvoudige wachtwoordbeveiliging.

* Regelmatige back-ups: Maak altijd regelmatig een back-up van uw met een wachtwoord beveiligde Excel-bestanden. Hiermee kunt u het wachtwoord niet kraken, maar u kunt wel een eerdere versie van het bestand herstellen als u het wachtwoord kwijtraakt of als het bestand beschadigd raakt.

Concluderend:hoewel wachtwoordbeveiliging in Excel een basisniveau van beveiliging biedt, is het belangrijk dat u zich bewust bent van de beperkingen en potentiële risico's ervan. Weeg zorgvuldig de voor- en nadelen af ​​voordat u het gebruikt, en overweeg alternatieve beveiligingsmaatregelen als u een robuustere bescherming van uw gegevens nodig heeft. Het risico dat u het wachtwoord kwijtraakt en dus toegang krijgt tot uw gegevens, vormt een aanzienlijk afschrikmiddel voor het gebruik ervan.