* Voer snel een groot aantal records in of bewerk deze. De rasterachtige interface maakt snelle gegevensinvoer mogelijk, vergelijkbaar met het herhaaldelijk invullen van een formulier. Als u veel rijen met een vergelijkbare structuur heeft, gaat dit veel sneller dan het invoeren van gegevens per record in andere weergaven.

* Voer eenvoudige gegevensinvoertaken uit. De gegevensbladweergave is het beste voor eenvoudige gegevensinvoer waarbij u geen complexe gegevensrelaties of validatieregels nodig heeft.

* Bestaande gegevens visueel scannen en bewerken. Dankzij de tabelvorm kunt u gemakkelijk inconsistenties of fouten in meerdere records opsporen.

De gegevensbladweergave is *minder* geschikt wanneer:

* Je moet werken met complexe gegevensrelaties. Voor gerelateerde tabellen of ingewikkelde gegevensstructuren bieden andere weergaven (zoals de formulierweergave) een betere organisatie en beheer.

* U heeft complexe validatie- of gegevensinvoerregels nodig. De gegevensbladweergave biedt beperkte controle over de gegevensintegriteit in vergelijking met formulieren die geavanceerdere regels kunnen afdwingen.

* U moet berekeningen of analyses uitvoeren. Hoewel basisberekeningen mogelijk zijn, is een meer geavanceerde analyse beter geschikt voor queryweergaven of externe toepassingen.

* U heeft te maken met een klein aantal records. Voor slechts een paar records kan het gebruik van een formulier net zo snel en aantoonbaar overzichtelijker zijn.

Kortom, kies voor de datasheetweergave voor snelheid en eenvoud bij het bulksgewijs invoeren en bewerken van gegevens, maar kies voor andere weergaven als u te maken heeft met complexe gegevens, relaties of validatiebehoeften.