De beginletter of andere generieke document bevat het grootste deel van de inhoud van de uiteindelijke , samengevoegde brieven . U kunt alles schrijven in de brief die u zou doen voor andere Word-documenten . U kunt ook gebruik maken van een van Word 2007 de opmaak en afbeeldingen gereedschappen , zoals WordArt en Building Blocks . Het enige verschil tussen de belangrijkste samenvoegen document en een niet - mail merge document is de veldcodes van het samenvoegen document .
Field Codes

Field codes zijn de apparaten dat laat Woord zetten generieke tekst in specifieke tekst . Zo kunnen ze de teksten om te zetten " Geachte << >> Ontvanger " in " Beste Dr Jones ',' Geachte mevrouw Lane 'en' Dear Fellow Amerikaan . " Veldcodes uitzien veldmonster als je ze eerst invoegen in een merge document : " . « Ontvanger » " Hun echte uiterlijk , echter neemt deze vorm : " { MERGEFIELD Ontvanger } . " U kunt die vorm zien door op " Alt " en " F9 " gelijktijdig op een brief met samenvoegveld codes

Hier is hoe veldcodes te werken in een samenvoegbewerking : . De briefschrijver , hetzij handmatig of met behulp van de Word 2007 's Wizard inserts veldcodes samenvoegen in het hoofddocument waar hij wil de generieke data te veranderen om een specifiek deel van de gegevens , zoals de eerder genoemde " Geachte << Ontvanger >> " voorbeeld . Hij laadt dan een gegevensbron die de specifieke informatie op de " << Ontvanger >> " veldcode vervangen levert . Hij voert de samenvoeging door het samenvoegen Wizard of via de " Voltooien en samenvoegen " knop . Word voegt de gegevens van de data bestand in de " << Ontvanger >> " veldcode voor elke ontvanger opgeslagen in het veld data , het maken van een nieuw document voor elke ontvanger . De resulterende documenten tonen aan de naam van de specifieke ontvanger in plaats van de veldcode .
De Data File

Het gegevensbestand bevat de gegevens die de samenvoeging zal vervangen veldcodes in het oorspronkelijke document . Deze gegevens kunnen een deel van een brief of document te zijn , maar is meestal de geadresseerden van de brief . Andere gegevens waarmee Word kan een generiek document om te zetten in een specifiek ene omvatten adres van de ontvanger en de financiële tekst voor verzamelingen brieven . Bijvoorbeeld , "Please opdracht << Amount_owed >> om juridische stappen te voorkomen . " Het databestand zelf kan een bepaalde indeling , zoals een Word document waarin een Word gebruikersgegevens opgeslagen in een tabel . Excel-spreadsheets zijn een andere gemeenschappelijke keuze voor gegevensbestanden .
De Merge Wizard Wizard

Word 2007 's stuurt de briefschrijver door elke stap van de brief samenvoegen proces, van het schrijven van de brief creëren van de gegevens om de werkelijke samenvoegen en de voltooiing van de uiteindelijke documenten . Het vraagt ​​en vraagt ​​de gebruiker door hyperlinktekst in een navigatievenster dat Woord displays na de briefschrijver knop van de wizard klikt. De wizard geeft de briefschrijver verschillende opties , verspreid over de fasen van de fuserende proces . Een optie laat de briefschrijver kiezen welke samenvoegvelden in te voegen in de oorspronkelijke brief .