Wanneer u de tabel waarop uw werknemer payroll -database is gebaseerd op te bouwen , moet u de velden goed ingesteld . U moet velden voor de voor-en achternaam van elke werknemer , evenals een veld dat iedere werknemer sofi-nummer of werknemer ID opslaat . Het jaarsalaris van de werknemer gaat in een ander veld , dat veld moet worden in de valuta -formaat . Je hoeft niet om velden voor de inhouding op het salaris bedragen maken , als je deze bedragen op basis van de gegevens in de tabel kan berekenen .
Berekend Queries

One van de dingen die Microsoft Access zo'n efficiënte databaseprogramma is dat niet alle van de data moet permanent in de tabellen opgeslagen . In plaats daarvan , kunnen database- ontwerpers een reeks van berekende velden in de query's te maken . Deze berekende velden geven de data in real time , zonder de noodzaak om extra velden op te slaan in de tabel . Bijvoorbeeld, als salaris informatie wordt opgeslagen in een veld met de naam " GrossPay , " de database ontwikkelaar kan een berekende query maken om de Medicare belasting op basis van dat cijfer te berekenen . Dat berekende veld zou " MedicareTax : [ GrossPay ] * 1,45% , " lees de veronderstelling dat de Medicare loonbelasting is 1,45 procent van het basisloon
Rapporten

. Zodra de query en de berekende velden aanwezig zijn, kunnen database- ontwerpers een rapport dat gebruikers in staat stelt om informatie over de werknemers die ze willen zien krijgen te maken . De database-ontwerper kan een rapport voor elke afdeling te creëren , met dit verslag filtering voor de werknemers in die afdeling op basis van een code in de database tabel . Zo zou het verslag gebruikt door een technische diensten manager worden gefilterd voor werknemers met een code van " TS . " Wanneer de manager wordt het rapport , een lijst van de werknemers en salarissen verschijnt , compleet met berekeningen voor alle benodigde loonbelasting .
Real- Time Gegevens

Een van de meest belangrijke aspecten van Microsoft Access is dat gebruikers real - time informatie kunnen krijgen wanneer ze op een query of rapport . Wanneer gebruikers toegang tot die database- elementen , het programma trekt de relevante informatie rechtstreeks uit de database tabellen , en de resultaten zijn onder geen enkele update andere gebruikers net hebt gemaakt . Waarmee managers die werkzaam zijn op een begroting , bijvoorbeeld om een verslag van iedereen in hun afdeling draaien en zien hun werkelijke jaar - to- date salaris informatie , samen met de vereiste loonheffing .