Gebruik de onderwerpregel . Om de ontvanger om de reden voor de e-mail correspondentie ( of op zijn minst een idee te krijgen ) te begrijpen , is het belangrijk om haar te laten weten in de onderwerpregel . Houd het simpel , maar ook zo specifiek mogelijk .

Gebruik formaliteiten 2 indien nodig . Hoewel het normaal is om vrienden en kennissen met wie je bent op de voornaam bases aan te pakken , is het meestal niet nodig om John Q. president als "Jan" aan te pakken tijdens een eerste correspondentie . Adres hem als Mr President aanvankelijk . Indien , nadat de heer Voorzitter antwoordt , ondertekent hij zijn e-mail " John , " dan met zijn voornaam in latere briefwisseling is aanvaardbaar .
3

Houd het lichaam eenvoudig . Hoewel het passend om een e-mail te beginnen is , "Ik hoop dat dit vindt u goed , " houd het op die en gaan naar de betekenis van uw correspondentie . Mensen zijn druk en lezen door middel van drie alinea's van een e-mail die zou zijn geschreven in de ene is meestal frustrerend voor de ontvanger ( niet een verspilling van haar tijd te noemen ) .
4

Controleer uw spelling en grammatica . Alvorens naar de knop Verzenden , zorg ervoor dat uw e-mail is vrij van spelfouten en grammaticale fouten . Dit is vooral belangrijk tijdens de eerste correspondentie , want het geeft de ontvanger een eerste indruk van u .
5

Voorzie alternatieve contactgegevens . Onder meer een telefoonnummer waar we u kunnen bereiken in geval de ontvanger is comfortabeler contact met u opnemen via die methode . Lange e-mailberichten worden soms vermeden worden met een paar - minuten gesprek . Geef de ontvanger die optie .