1. Definieer de reikwijdte en doelstellingen van het systeem:

* Identificeer het systeem duidelijk: Welke specifieke processen of functies zal de DFD vertegenwoordigen? Definieer de grenzen – wat is inbegrepen en wat is uitgesloten.

* Bepaal het doel: Wat is het doel van het creëren van deze DFD? Gaat het om het begrijpen van huidige processen, het ontwerpen van een nieuw systeem of het documenteren van een bestaand systeem? Dit heeft invloed op het vereiste detailniveau.

* Identificeer belanghebbenden: Wie gaat deze DFD gebruiken? Als u hun behoeften begrijpt, kunt u het juiste niveau van detail en duidelijkheid bepalen.

2. Informatie verzamelen:

* Interviews: Praat met gebruikers, managers en andere belanghebbenden om te begrijpen hoe gegevens door het systeem stromen.

* Documentbeoordeling: Bestudeer bestaande documentatie, zoals proceskaarten, formulieren en rapporten.

* Observatie: Observeer het systeem in werking om te zien hoe gegevens daadwerkelijk worden verwerkt.

* Vragenlijsten: Gebruik vragenlijsten om informatie van een groot aantal mensen te verzamelen.

3. Maak een contextdiagram (DFD niveau 0):

* Dit is de DFD op het hoogste niveau, waarin het hele systeem als één proces wordt weergegeven.

* Het geeft de interactie van het systeem met externe entiteiten weer (bijvoorbeeld klanten, leveranciers, databases).

*Er wordt slechts één proces weergegeven, dat het hele systeem vertegenwoordigt. Gegevensstromen worden weergegeven die het systeem binnenkomen en verlaten.

4. Maak een DFD van niveau 1:

* Ontleed het niveau 0-proces in verschillende subprocessen.

* Elk subproces vertegenwoordigt een belangrijke functie binnen het systeem.

* Toon gegevensstromen tussen subprocessen en externe entiteiten.

* Zorg voor consistentie met het niveau 0-diagram.

5. Maak DFD's op een lager niveau (niveaus 2, 3, enz.):

* Ga door met het ontleden van subprocessen van hogere niveaus naar meer gedetailleerde subprocessen.

* Het detailniveau hangt af van de complexiteit van het systeem en het doel van de DFD. U moet stoppen wanneer de processen eenvoudig genoeg zijn om te begrijpen zonder verdere ontleding.

* Behoud consistentie en traceerbaarheid tussen niveaus. Een proces op een hoger niveau moet altijd worden weergegeven door de combinatie van processen op een lager niveau.

6. Beoordelen en verfijnen:

* Handleidingen: Voer walkthroughs uit met belanghebbenden om de DFD te beoordelen en te valideren. Dit helpt bij het identificeren van inconsistenties en omissies.

* Iteratie: DFD's zijn zelden perfect bij de eerste poging. Wees bereid om het diagram te herzien en te verfijnen op basis van feedback.

7. Documentatie:

* Label duidelijk alle processen, dataopslag, datastromen en externe entiteiten.

* Zorg voor een datawoordenboek waarin alle data-elementen en hun attributen worden gedefinieerd. Dit woordenboek is cruciaal om te begrijpen wat de gegevensstromen vertegenwoordigen.

* Voeg een legenda toe waarin de symbolen worden uitgelegd die in de DFD worden gebruikt.

Symbolen gebruikt in DFD's:

* Proces: Meestal weergegeven door een cirkel of afgeronde rechthoek.

* Gegevensopslag: Meestal weergegeven door twee parallelle lijnen of een rechthoek met open einde.

* Gegevensstroom: Meestal weergegeven door een pijl.

* Externe entiteit: Meestal weergegeven door een rechthoek.

Door deze stappen te volgen, kunt u een duidelijke en nauwkeurige DFD creëren die de gegevensstroom binnen een systeem effectief weergeeft. Houd er rekening mee dat het detailniveau geschikt moet zijn voor het beoogde publiek en doel. Te veel details kunnen overweldigend zijn, terwijl te weinig details onvoldoende kunnen zijn.