1. In Microsoft Excel:

Excel is de beste optie voor het maken van grafieken, omdat het specifiek is ontworpen voor gegevensanalyse en -visualisatie. Hier ziet u hoe:

* Vul uw gegevens in: Voer eerst uw gegevens in een spreadsheet in. Elke kolom vertegenwoordigt doorgaans een andere gegevensreeks en elke rij vertegenwoordigt een gegevenspunt.

* Selecteer uw gegevens: Markeer de cellen met de gegevens waarvan u een grafiek wilt maken, inclusief eventuele kopteksten.

* Een diagram invoegen: Ga naar het tabblad 'Invoegen' op het lint. U ziet verschillende diagramtypen (kolom, staaf, lijn, cirkel, spreiding, enz.). Kies het type dat het beste uw gegevens vertegenwoordigt.

* Pas uw diagram aan: Nadat u het diagram heeft ingevoegd, kunt u het uitgebreid aanpassen. U kunt het volgende wijzigen:

* Grafiektype: Schakel eenvoudig tussen verschillende diagramtypen.

* Grafiekelementen: Voeg diagramtitels, aslabels, legenda's, gegevenslabels, trendlijnen en meer toe of verwijder deze. Klik met de rechtermuisknop op elementen om toegang te krijgen tot de opties.

* Grafiekstijl: Kies vooraf ontworpen stijlen of creëer uw eigen, aangepaste look.

* Grafiekgrootte en locatie: Wijzig het formaat en de positie van het diagram binnen uw werkblad.

* Gegevens: Bewerk de gegevens rechtstreeks in het spreadsheet en het diagram wordt automatisch bijgewerkt.

2. In Microsoft Word of PowerPoint:

Hoewel ze niet zo rijk zijn aan functies als Excel, bieden Word en PowerPoint u de mogelijkheid om elders gemaakte grafieken in te voegen of rechtstreeks eenvoudige grafieken te maken.

* Plakken vanuit Excel: De eenvoudigste manier is om de grafiek in Excel te maken en deze vervolgens in Word of PowerPoint te kopiëren en te plakken. Hierdoor blijft de opmaak van het diagram behouden en zijn eenvoudige updates mogelijk als u de originele Excel-gegevens wijzigt.

* Een diagram rechtstreeks invoegen (beperkte opties): Ga in Word en PowerPoint naar het tabblad "Invoegen". U vindt een grafiekoptie. Hierdoor wordt een vereenvoudigde versie van Excel geopend die in het document is ingesloten, zodat u gegevens kunt invoeren en een diagramtype kunt selecteren. De aanpassingsmogelijkheden zijn beperkter dan in een volledig Excel-spreadsheet.

Het juiste diagramtype kiezen:

De keuze voor het diagramtype hangt sterk af van het type gegevens en de boodschap die u wilt overbrengen:

* Kolom-/staafdiagrammen: Ideaal om verschillende categorieën te vergelijken of veranderingen in de loop van de tijd weer te geven. Staafdiagrammen zijn horizontaal, kolomdiagrammen verticaal.

* Lijndiagrammen: Het beste om trends en veranderingen in de loop van de tijd weer te geven.

* Cirkeldiagrammen: Handig om de verhoudingen van een geheel weer te geven.

* Verspreidingsdiagrammen: Toon de relatie tussen twee variabelen.

* Vlakdiagrammen: Vergelijkbaar met lijndiagrammen, maar vul het gebied onder de lijn en benadrukt de omvang van de verandering.

Vergeet niet om uw assen altijd duidelijk te labelen en een titel te geven, zodat uw grafiek gemakkelijk te begrijpen is. Effectieve grafieken communiceren informatie snel en efficiënt.