1. Afschrijving (voor intern ontwikkelde of aangekochte software met een beperkte gebruiksduur):

* Einde nuttige levensduur: Dit betekent dat de software een voorspelbaar einde aan zijn bruikbaarheid heeft, hetzij als gevolg van technologische veroudering, het einde van een ondersteuningscontract of de voltooiing van een specifiek project. Als dit het geval is, wordt de software *afgeschreven* over de levensduur ervan. Dit is vergelijkbaar met de afschrijving op materiële vaste activa.

* De bruikbare levensduur bepalen: Dit is het lastigste deel. Het vereist oordeel en overweging van factoren zoals:

* Technologische vooruitgang: Hoe snel zal nieuwere technologie de software overbodig maken?

* Industrienormen: Zijn er nieuwe standaarden die de software incompatibel maken?

* Ondersteuningscontracten: Is de bruikbaarheid van de software afhankelijk van voortdurende ondersteuning? Het einde van de ondersteuning kan de levensduur bepalen.

* Intern gebruik: Hoe lang verwacht het bedrijf de software te gebruiken voor het beoogde doel?

* Afschrijvingsmethode: De kosten van de software (ontwikkelingskosten of aanschafprijs) worden systematisch verdeeld over de gebruiksduur. Veel voorkomende methoden zijn onder meer:

* Rechte-lijnmethode: Elke periode gelijke kosten.

* Versnelde methoden: Hogere kosten in eerdere perioden (bijvoorbeeld een dubbel afnemend saldo). Dit weerspiegelt het idee dat software in eerste instantie sneller minder waardevol kan worden.

2. Geen afschrijving (voor onbepaalde levensduur):

* Onbepaalde levensduur: Het is mogelijk dat voor sommige software, vooral cruciale systemen of systemen die voortdurend worden bijgewerkt, het einde van de levensduur niet te voorzien is. In deze gevallen is afschrijving volgens veel boekhoudnormen over het algemeen niet vereist. Dit betekent echter niet dat er geen sprake is van bijzondere waardevermindering. Als de waarde van de software aanzienlijk daalt (bijvoorbeeld door onverwachte veroudering), moet een bijzondere waardevermindering worden geboekt.

Specifieke overwegingen:

* GAAP versus IFRS: De specifieke regels en interpretaties met betrekking tot de afschrijving van software verschillen enigszins tussen de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) en de International Financial Reporting Standards (IFRS).

* Interne versus externe software: Intern ontwikkelde software heeft unieke uitdagingen bij het bepalen van de kosten en levensduur in vergelijking met gekochte software.

* Software as a Service (SaaS): SaaS wordt doorgaans in de kosten opgenomen zodra het wordt gemaakt en niet wanneer het wordt afgeschreven, omdat het wordt behandeld als bedrijfskosten.

Samengevat: De beslissing over wanneer en hoe software moet worden afgeschreven, vereist een zorgvuldige afweging van de gebruiksduur ervan, de boekhoudnormen die worden gevolgd en een zekere mate van professioneel oordeelsvermogen. Het raadplegen van een accountant die bekend is met de relevante boekhoudnormen is van cruciaal belang voor een nauwkeurige rapportage.