* Beleid voor documentbeheer van de organisatie: Dit is de primaire bron. De meeste organisaties, vooral de grotere, hebben een formeel beleid waarin wordt beschreven hoe records, inclusief programmagerelateerde records, moeten worden gemaakt, beheerd, gebruikt, opgeslagen en verwijderd. Dit beleid zal waarschijnlijk bewaarschema's, beveiligingsprotocollen en verwijderingsmethoden specificeren.

* Programmaspecifieke richtlijnen of procedures: Sommige programma's hebben hun eigen specifieke richtlijnen of standaard operationele procedures (SOP's) die bepalen hoe met records moet worden omgegaan. Deze kunnen zijn opgenomen in de programmahandleiding, trainingsmateriaal of interne wiki's.

* Relevante wet- en regelgeving: Overheidsregels, industriestandaarden en wettelijke vereisten dicteren vaak de praktijken voor het bijhouden van gegevens. Gezondheidszorgprogramma's zijn bijvoorbeeld onderworpen aan de HIPAA-regelgeving, en financiële programma's moeten voldoen aan de relevante financiële rapportage- en auditregels. Deze regelgeving specificeert bewaartermijnen en maatregelen voor gegevensbeveiliging.

* Recordsbeheersysteem (RMS): Organisaties die een formeel documentbeheersysteem gebruiken, hebben vaak instructies en procedures ingebouwd in het systeem zelf, die gebruikers begeleiden bij het maken, classificeren en beheren van documenten binnen het systeem.

* Juridisch adviseur: In gevallen van twijfel of complexe problemen met betrekking tot programmarecords is het raadzaam een ​​juridisch adviseur te raadplegen om ervoor te zorgen dat alle toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd.

Kortom:er is niet één ‘one-size-fits-all’-locatie. U moet binnen de organisatiestructuur kijken en het specifieke programma en de juridische en regelgevende context ervan begrijpen om de juiste instructies te vinden.