* Studenteninformatiesysteem (SIS): Dit is de centrale opslagplaats voor de meeste gegevens van studenten, waaronder persoonlijke informatie (naam, adres, contactgegevens), academische gegevens (cijfers, gevolgde cursussen, transcripties), inschrijvingsinformatie, details over financiële steun en soms disciplinaire gegevens. Dit is waarschijnlijk de primaire locatie.

* Individuele lerarengegevens: Leraren kunnen hun eigen gegevens bijhouden, met name anekdotische aantekeningen over de voortgang, het gedrag of de deelname van leerlingen aan de les. Dit is meestal informeel en maakt niet noodzakelijkerwijs deel uit van het officiële studentendossier.

* Bestanden van de adviseur: Schooladviseurs houden gegevens bij met betrekking tot academisch advies van studenten, universiteitsaanvragen en persoonlijke begeleidingssessies. Deze bestanden bevatten gevoelige en vertrouwelijke informatie.

* Afdelingsgegevens: Specifieke afdelingen (zoals atletiek of kunst) kunnen gegevens hebben die relevant zijn voor de betrokkenheid van studenten op die gebieden.

* Documenten van het Gezondheidsbureau: De schoolverpleegkundige of het gezondheidskantoor houdt gezondheidsdossiers bij, inclusief immunisatiedossiers, allergieën en eventuele medische aandoeningen die relevant zijn voor de opleiding van de leerling.

* Speciaal onderwijsgegevens (indien van toepassing): Studenten met geïndividualiseerde onderwijsprogramma's (IEP's) of 504-plannen krijgen uitgebreide documentatie in speciale onderwijsdossiers.

De specifieke locatie en toegankelijkheid van deze informatie worden beheerst door privacywetten (zoals FERPA in de VS) en schoolbeleid.