Waarom het over het algemeen ongepast is:

* Privacyproblemen: Uw e-mail, zelfs een zakelijke e-mail, kan persoonlijke informatie bevatten (bankgegevens, gezondheidsinformatie, enz.). Als u uw werkgever uw wachtwoord geeft, heeft hij/zij toegang tot dit alles.

* Legal Issues: In veel rechtsgebieden bestaan ​​wetten die de privacy van werknemers beschermen, zelfs op bedrijfssystemen. Als u zonder legitieme reden toegang krijgt tot uw e-mail, kan dit in strijd zijn met deze wetten.

* Beveiligingsrisico's: Als u uw wachtwoord kent, vergroot u het risico dat uw account wordt gecompromitteerd. Als uw wachtwoord hetzelfde is als dat van andere accounts, wordt het risico groter.

* Gebrek aan transparantie: Het vragen om uw wachtwoord impliceert een gebrek aan vertrouwen en een gebrek aan goede beveiligingsprocedures.

* Het omzeilen van de juiste procedures: Als een werkgever toegang tot uw e-mail nodig heeft, zijn er legitieme manieren om dit te doen (bijvoorbeeld tijdens een onderzoek), waarbij u uw wachtwoord niet hoeft te kennen.

Legitieme redenen waarom ze *mogelijk* toegang krijgen tot uw e-mail (zonder uw wachtwoord):

* Bedrijfsbeleid: In de meeste gevallen is een bedrijf eigenaar van alle gegevens op het bedrijfsnetwerk en alle werkdocumenten op de gebruikerscomputer.

* Wettelijke vereiste: Een gerechtelijk bevel of dagvaarding kan vereisen dat de werkgever e-mailgegevens verstrekt.

* Onderzoek: Als er een legitiem vermoeden bestaat van illegale activiteiten of beleidsschendingen, moet de werkgever mogelijk toegang krijgen tot e-mail als onderdeel van een onderzoek. Zelfs dan moeten ze deze doorgaans verkrijgen via een externe auditor of de IT-afdeling om directe toegang door het management te vermijden.

* Vertrek vanaf het bedrijf: Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, moet de werkgever ervoor zorgen dat de onderneming wordt voortgezet. Mogelijk hebben ze toegang nodig tot de e-mail van de medewerker om vragen van klanten af ​​te handelen of projecten voort te zetten. In dit geval bestaat de beste werkwijze uit het op de hoogte stellen van de medewerker en het doorsturen van e-mails in plaats van rechtstreeks toegang te krijgen tot het account.

Wat uw werkgever *moet* doen als hij/zij toegang nodig heeft:

* Verkrijg toestemming (idealiter): Indien mogelijk moeten ze uw toestemming vragen om toegang te krijgen tot uw e-mail.

* Involve IT: De IT-afdeling moet betrokken worden bij de toegang tot en de beveiliging van de e-mailgegevens.

* Gebruik auditlogboeken: Ze moeten bijhouden wie de e-mail heeft geopend, wanneer en waarom.

* Gebruik alternatieve methoden: In plaats van om uw wachtwoord te vragen, kunnen ze:

* Je wachtwoord opnieuw instellen: Vervolgens kan de IT-afdeling toegang krijgen tot het account en de nodige informatie verstrekken.

* Gebruik legale methoden: Als er een bevel nodig is, moeten ze er een verkrijgen.

* Gebruik e-discovery-tools: Met deze tools kunnen ze specifieke e-mails zoeken en extraheren zonder toegang te krijgen tot het hele account.

Wat u moet doen als uw werkgever om uw wachtwoord vraagt:

1. Informeer beleefd: Ask why they need it.

2. Raadpleeg het bedrijfsbeleid: Controleer uw werknemershandboek of IT-beleid voor informatie over e-mailtoegang.

3. Alternatieven voorstellen: Leg uit dat u het niet prettig vindt om uw wachtwoord te geven en stel de hierboven genoemde alternatieven voor (resetten, e-discovery, enz.).

4. Overleg met HR: Als u zich nog steeds niet op uw gemak voelt, bespreek de situatie dan met uw HR-afdeling.

5. Vraag juridisch advies: Als u denkt dat uw privacyrechten worden geschonden, raadpleeg dan een advocaat.

Samengevat: Het vragen naar uw e-mailwachtwoord is een slechte gewoonte. Werkgevers moeten alternatieve methoden hebben voor toegang tot e-mailgegevens die uw privacy of veiligheid niet in gevaar brengen. Als uw werkgever om uw wachtwoord vraagt, wees dan voorzichtig en begrijp uw rechten.