Bepaal welke activa uw organisatie en hoe ze worden gebruikt . Dit helpt ervoor te zorgen dat het document management systeem geselecteerd aan uw behoeften voldoet .
Formats

Zorg dat document formaten , zowel fysiek als digitaal , worden ondersteund door enig document management systeem dat u op zoek bent te implementeren .
Conversie
bij het omzetten van bestanden , blijven toekomstige technologie in gedachten als mogelijk te maken document bereikbaarheid op de weg .

Zet documentformaten indien nodig . Bijvoorbeeld , kan uw document management systeem vereisen dat alle digitale documenten als PDF ( portable document format ) bestanden worden opgeslagen .
Access

Maak een proces dat maakt het makkelijk om toegang documenten worden beheerd . Een populaire interface voor systemen is het gebruik van het web om toegang te krijgen tot documenten informatie .
Processen en Procedures

Plan
niet alleen voor de implementatie van een document management systeem , maar hoe nieuwe documenten worden ingevoerd en onderhouden . Een document management systeem blijft alleen nuttig als zij documenten toegevoegd als dat nodig is.