Document management systemen
vaak informatie opslaan op servers of andere krachtige computersystemen . Deze elektronische opslagruimtes vaak minder ruimte in dan hun fysieke tegenhanger .
Digitaal Archiveren

Document management systemen
zorgen voor de opslag van de documenten zelf en ook voor eerdere versies . Dit kan spoor herzieningen helpen door tijd en zorgt voor een extra voordeel van de mogelijkheid om terug te keren naar oudere documenten . Echter , als deze informatie niet is georganiseerd en correct opgeslagen , kunnen er te veel documenten en versies beschikbaar , waardoor een informatie- overload probleem veroorzaakt voor de gebruikers .
Gecentraliseerde Locatie
< br

document management systemen > zijn een gecentraliseerde opslag locatie waar veel gebruikers toegang hebben tot de meest actuele en up -to-date document vanuit een centrale locatie . Deze eenvoudig toegang tot documenten ondersteunt samenwerking tussen een groot aantal gebruikers . De centrale locatie van documenten bevordert ook eenvoudige distributie van documenten voor gebruikers . Echter, elektronische opslag van digitale documenten in een enkele locatie een extra veiligheidsrisico Elektronisch opleveren , tenzij extra beveiliging wordt toegevoegd aan het elektronische systeem te beschermen .
Extra Gereedschappen

het opslaan en beheren van documenten in een elektronisch document management systeem zorgt voor nut gereedschappen om extra functies die niet beschikbaar zijn in hun fysieke tegenhanger waren voorzien . Zoeken door middel van elektronische documenten is gemakkelijker dan het zoeken elk document met de hand. Maar veel van deze tools kan onnodig zijn en kunnen een hogere kostprijs dan waarde voor bedrijven .