Het grote verschil tussen Access en een speciale Fondsenwerving Software Database , of Donor Management Systeem ( DMS ) -programma , is vergelijkbaar met het verschil tussen een vrachtwagen vol bouwmateriaal om een huis te bouwen en een huis reeds is ingebouwd . Access , met een paar minuten programmeren , kan worden ingesteld om zeer rudimentaire fondsenwerving bijhouden voeren voor een beperkte donorbasis . Aan te passen het gebruiksgemak , en de gespecialiseerde functies van een off - the- shelf DMS een Access-database programmeur zouden honderden uren doorbrengen in setup en er zou nog een aantal functies ontbreken . Kosten
Donor management systemen
variëren in prijs van een paar honderd dollar voor kleine non-profitorganisaties met enkele honderden donoren om ruim 20.000 dollar voor grote instellingen volgen miljoenen dollars en honderdduizenden donateurs . Alle DMS hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken die moeilijk te dupliceren met Access zou zijn .
Donor Records
maken en wijzigen donordossiers is het hart van een DMS systeem . Weten wie de donoren zijn en toegang hebben tot hun informatie is van vitaal belang in de fondsenwerving . Met de fluxen in huishoudelijke relaties en de adressen van de mensen , flexibiliteit is de sleutel in het invoeren van de juiste gegevens . Gewoon het bijhouden van de gegevens voor twee echtgenoten , samen met andere donoren die in het huishouden kan wonen , kan snel overweldigen een eenvoudige Access-database .
Gift Tracking
Het geven van geschenken en het bijhouden kan een dozijn of meer variabelen die moeten worden verantwoord hebben . Zacht, hard en beloofde geschenken worden apart bijgehouden , en de codering voor de oorsprong van het geschenk en de gerichte fonds moet op passende wijze worden ingevoerd . Nieuwe codes kunnen gecreëerd moeten worden op de vlieg en de oude codes aangepast . Wachten op een hercodering van Access om dit te doen kan het invoeren van gegevens aanzienlijk vertragen .
Generatie Brief
De betere DMS maakt een eenvoudige " dank u" brief generatie. Trekken informatie uit een verscheidenheid van bronnen en het gebruik van een van de vele reeds bestaande templates , donor brieven gegenereerd lijkt op maat gemaakt voor elke donor en cadeau . Toegang kan iets dergelijks
doen, maar het wijzigen van de procedure om rekening te houden met bijkomende , nieuwe informatie of brief structuren kan betekenen dat het wijzigen van de interne programmering . Segmenteren
segmenteren van de donor basis, of de keuze die wordt gemaild welke letter verzoek , afhankelijk van hun verleden geven van de geschiedenis , is een systeem - intensieve kraken van de informatie die vereist mixen en matchen de recentheid , de frequentie en het bedrag in geld van cadeaus voor donateurs , zonder overlappende dubbele donoren in hetzelfde huishouden . Omdat het kiezen van welke donor variabelen worden toegevoegd aan de segmentatie kan veranderen met elke nieuwe mailing , kan een programma gemaakt in Access niet over de vereiste flexibiliteit .
Een laatste woord van advies
Volgens Tech Soup , waarin technologische informatie levert voor non-profitorganisaties , een woord antwoorden op de vraag over het maken van een aangepaste donor database- programma uit een database programma's zoals Access . Hun advies is " niet doen . " Ze beschouwen het niet de moeite waard is wanneer er zo veel goede programma's beschikbaar op dit moment , dat alles wat een non-profit zou willen bieden .
|
