Label 1 elke map , bestand en lade of doos . De titel moet ook het onderwerp van documentatie , plus de datum waarop het papierwerk begint bij . Bijvoorbeeld , " Ontvangsten juni 2010 - heden " of " . Human Resources Folder februari 2008 " kopen van 2

Nieuwe mappen , bestanden en lades of dozen als je een nieuwe categorie van papierwerk op te slaan , of wanneer de oudere mappen , bestanden en laden vol zijn . Gebruik kleurcodering om onderscheid te maken tussen jaren of maanden .
3

Voeg nieuwe documenten aan de meest relevante map of lade . Putting documenten in mappen willekeurig zal het archiveringssysteem ruïneren , omdat de informatie zal worden gezocht in de verkeerde plaats . Als het systeem bestellingen documenten alfabetisch , blijft het gebruik van dit proces in plaats van over te schakelen naar een ander formaat .
4

Verwijder oude , overbodige documenten per jaar . Als u doorgaat om toe te voegen aan de bestanden , zullen sommige informatie irrelevant en achterhaald geworden . Versnipperen en vrij te maken van extra opslagruimte .
Electronic Filing
5

Maak mappen of directory's op uw computer . Consolidatie van de gegevens op een regelmatige basis , zodat het niet wordt ontregeld . Het hebben van meerdere netwerkstations of meerdere mappen met soortgelijke informatie is geen efficiënte manier van het organiseren van de data .
6

Back -up van de gegevens regelmatig . Gebruik dvd , een USB-station , een externe harde schijf of een extern bedrijf om dit te doen . Dit beschermt de data tegen verlies .
7

Beveilig de gegevens door het blokkeren van elk bestand , het verlenen van toegang tot gedelegeerd gebruikers of het toevoegen van een wachtwoord bij het openen van een bestand . Dit voorkomt misbruik van de gegevens , fraude of ongeoorloofde toegang . Bovendien kunt u er zeker van zijn dat alleen mensen die weten hoe het systeem werkt gebruiken .
8

Schrijf een procedure voor het gebruik van het elektronisch archiveringssysteem . Onder meer stap-voor - stap instructies voor hoe te vinden , referentie, categoriseren en archiveren van de gegevens , zodat elke gebruiker werkt het systeem op dezelfde manier . Houdt deze actueel, als je het systeem te verfijnen om verwarring tussen gebruikers te voorkomen .

Beoordeling 9 het bestand om de twee jaar . Controleer dat het goed functioneert - dit kan worden gedefinieerd door hoe effectief het depot is , hoe gemakkelijk het is om gegevens te vinden , en hoe het georganiseerd is . Ook verwijdert ongewenste bestanden en het minimaliseren van elektronische rommel .