Welkom op de Nederland Computer Kennisnetwerk!  
 
Zoeken computer kennis
Home Hardware Netwerken Programmering Software Computerstoring Besturingssysteem
Computer Kennis >> Software >> Database Software >> Content
Hoe te Electronic & Hard Copy Filing Handhaaf Systems
Een archiefsysteem is een methode voor het organiseren van papierwerk en documenten voor opslag . Een kast of doos wordt bijgehouden dat papieren versies van documenten bevat , terwijl een elektronisch systeem houdt gegevens op een computer . Deze data kan zijn e-mails , of gescande papierwerk . Zodra het systeem is opgezet is het belangrijk dat het wordt gehandhaafd , zodat het in orde met geactualiseerde informatie toegevoegd blijft . Om het systeem te behouden , moet u een procedure voor het gebruik van beide systemen te creëren . Wat je nodig hebt
Bestand kast of doos
Mappen
Lege etiketten
pennen of stiften
Computer
Toon Meer Aanwijzingen
Hard Copy Filing
< br >

Label 1 elke map , bestand en lade of doos . De titel moet ook het onderwerp van documentatie , plus de datum waarop het papierwerk begint bij . Bijvoorbeeld , " Ontvangsten juni 2010 - heden " of " . Human Resources Folder februari 2008 " kopen van 2

Nieuwe mappen , bestanden en lades of dozen als je een nieuwe categorie van papierwerk op te slaan , of wanneer de oudere mappen , bestanden en laden vol zijn . Gebruik kleurcodering om onderscheid te maken tussen jaren of maanden .
3

Voeg nieuwe documenten aan de meest relevante map of lade . Putting documenten in mappen willekeurig zal het archiveringssysteem ruïneren , omdat de informatie zal worden gezocht in de verkeerde plaats . Als het systeem bestellingen documenten alfabetisch , blijft het gebruik van dit proces in plaats van over te schakelen naar een ander formaat .
4

Verwijder oude , overbodige documenten per jaar . Als u doorgaat om toe te voegen aan de bestanden , zullen sommige informatie irrelevant en achterhaald geworden . Versnipperen en vrij te maken van extra opslagruimte .
Electronic Filing
5

Maak mappen of directory's op uw computer . Consolidatie van de gegevens op een regelmatige basis , zodat het niet wordt ontregeld . Het hebben van meerdere netwerkstations of meerdere mappen met soortgelijke informatie is geen efficiënte manier van het organiseren van de data .
6

Back -up van de gegevens regelmatig . Gebruik dvd , een USB-station , een externe harde schijf of een extern bedrijf om dit te doen . Dit beschermt de data tegen verlies .
7

Beveilig de gegevens door het blokkeren van elk bestand , het verlenen van toegang tot gedelegeerd gebruikers of het toevoegen van een wachtwoord bij het openen van een bestand . Dit voorkomt misbruik van de gegevens , fraude of ongeoorloofde toegang . Bovendien kunt u er zeker van zijn dat alleen mensen die weten hoe het systeem werkt gebruiken .
8

Schrijf een procedure voor het gebruik van het elektronisch archiveringssysteem . Onder meer stap-voor - stap instructies voor hoe te vinden , referentie, categoriseren en archiveren van de gegevens , zodat elke gebruiker werkt het systeem op dezelfde manier . Houdt deze actueel, als je het systeem te verfijnen om verwarring tussen gebruikers te voorkomen .

Beoordeling 9 het bestand om de twee jaar . Controleer dat het goed functioneert - dit kan worden gedefinieerd door hoe effectief het depot is , hoe gemakkelijk het is om gegevens te vinden , en hoe het georganiseerd is . Ook verwijdert ongewenste bestanden en het minimaliseren van elektronische rommel .

Previous: Next:
  Database Software
·Hoe Access Query's maken 
·Hoe de Foreign Key voor een Co…
·Hoe kan ik een tijdelijke tabe…
·Definitie van Enterprise Syste…
·Hoe de Access 2007 Wizard Quer…
·Hoe kan ik een afbeelding in A…
·Hoe te decoderen Andere Barcod…
·Hoe te Query Criteria link naa…
·Om te lezen hoe een Tukey test…
  Related Articles
Hoe maak je een Tilde gebruiken in een W…
Hoe kan ik een Umlaut gebruiken in een W…
Hoe maak je een Holiday Nieuwsbrief op u…
Hoe maak je een viervoudige Wenskaart ma…
Hoe maak je een Tent - Fold Wenskaart Ma…
Hoe te Spelling en grammatica fouten te …
Hoe kan ik een document Zoom in Word 200…
Hoe je tekst rond een afbeelding in Word…
Hoe je de uitlijning van de tekst wijzig…
  Software Articles
·Hoe maak je Lay Out een boek Manuscript …
·Hoe je 200 + Songs branden op een cd w W…
·Hoe kan ik een iCal uitnodiging doorstur…
·Hoe kan ik E-mail een Word- document Dir…
·Hoe maak je een Glucose Curve Met Draw E…
·Remote Desktop Systeemvereisten 
·Hoe kan ik een achtergrond in Microsoft …
·Hoe een Employee Schema Met behulp van E…
·Hoe je Bluetooth uitschakelen op een Tos…
Copyright © Computer Kennis http://www.nldit.com