Vanwege de kosten van verhuur van onroerend goed aan documentatie te slaan , digitale archivering begint te betalen voor zich , zodra het wordt uitgevoerd . Omdat er geen fysieke papierwerk , is de kosten van het heen en weer hanteren en het overdragen van documenten sterk verminderd . Dit maakt ook documenten die als papier moet worden opgeslagen in kleinere en minder dure locaties te worden ingediend .
Going Green

Het verminderen van de carbon footprint van uw bedrijf kan een belangrijke factor in het bereiken van de huidige groene -minded consument basis . Het kan imago onderneming sterk verbeteren , geven fiscale voordelen en de kosten van de leveringen . Een digitaal archiefsysteem positief kan veranderen de hele basis voor een bedrijf , en de overstap naar een "groenere " systeem kan volop mogelijkheden om te adverteren geven .
Soepeler Workflow

Ophalen van harde kopieën van documenten die zijn ingediend en fysiek opgeslagen kan een langdurig proces dat open staat voor menselijke fouten , veiligheidsproblemen en fysieke verlies. Dit is niet het geval met een digitaal systeem . Binnen enkele ogenblikken , kan een document worden geraadpleegd op de balie van de persoon die het nodig heeft . Dit resulteert in een kortere werktijd , waardoor een snellere vooruitgang en meer tijd voor het ontwikkelen van projecten .
Higher Veiligheid

Terwijl een traditionele papieren klassement kan worden geopend en bekeken door iedereen met toegang tot het, kan een digitaal archiveringssysteem bieden verschillende niveaus van bescherming die documenten vertrouwelijk kunnen houden . Het gebruik van wachtwoorden opgegeven mappen voor verschillende gebruikers , data -encryptie en audit trails die u in staat om een ​​verslag van die toegang heeft welke bestanden en wanneer , een file management systeem uw ​​documenten veel beter beveiligd kunnen houden houden .
< Br > Betrouwbare Archivering

Papieren documenten en bestanden kunnen worden vernietigd door meer dan handling , brandschade , schade overstromingen en andere natuurrampen . Aangezien gegevens kunnen worden opgeslagen op servers overal in de wereld , kunt u het archiveren van uw zakelijke documenten veilig zonder stress over mogelijke schade aan eigendommen . U kunt ook uw gearchiveerde gegevens draagbaar , met behulp van zaken als verwijderbare harde schijven , USB-sticks en cd's .