Heeft u een grote archiefkast vol met uitspraken , syllabus , en andere papieren voorwerpen die nemen veel ruimte en kan moeilijk te zoeken zijn. Deze gids zal u vertellen hoe u deze bestanden overzetten naar een digitaal formaat op uw computer om ruimte te besparen , en zorgen voor een eenvoudige backup en zoeken . Wat je nodig hebt
Originele documenten op papier Briefpapier mappen
Paper clips Een groot bureau , of een set van laden om papier
een printer - scanner te houden met een automatische documentinvoer ( ADF ) op een computer met een goede hoeveelheid vrije schijfruimte
Toon Meer Aanwijzingen
1 Ten eerste , monteren uw benodigdheden . Je zult waarschijnlijk al een computer en uw bestanden enigszins georganiseerd . Wat je misschien niet hebt is een geschikte scanner . Scannen van grote aantallen documenten met een flatbed scanner kan een echte karwei zijn , dus investeren in een een scanner die een aantal vellen papier tegelijk kan accepteren . Dedicated scanners kunnen , vreemd genoeg , zijn veel duurder dan all-in - one printer /fax /scanner . De meeste hebben vergelijkbare mogelijkheden in termen van de resolutie die ze kunnen produceren - wat je het meest geïnteresseerd bent in is hoeveel vellen de scanner tegelijk kan accepteren . Lees ook reviews online om ervoor te zorgen dat de AOD niet vastloopt . Een extra optie die zou kunnen komen in nuttig is de mogelijkheid om automatisch dubbelzijdig het scannen - . Dit zal u laten beide zijden van een document scannen zonder handmatige herladen stap
2 Nadat je al je materialen handig , ga door de bestanden die u wilt verwerken en sorteren . U wilt groeperen gelijkaardige breedte papieren bij elkaar ( dwz notebook papier samen met notebook papier , kopieerpapier met kopieerpapier ) , en scheiden geen papieren die zijn gevouwen hoeken , scheuren of andere schade die zou kunnen interfereren met de documentinvoer . Vervolgens groep de papieren in batches die de scanner kan aanvaarden , bijvoorbeeld bundels van tien pagina's . Deze verzamelde papieren kan gaan in het vak " in " .
3 Nu ben je klaar om te scannen ! Laad de scansoftware die bij uw printer /scanner kwam , en laad je eerste batch van documenten in de scanner . Kies een geschikte resolutie - 300 dpi is standaard , en meestal meer dan voldoende . Het kiezen van een hogere resolutie kan resulteren in een betere beeldkwaliteit , maar zal meer tijd om te scannen , en meer ruimte op te slaan nemen . Het kiezen van grijswaarden in plaats van full color kan ook bespaart schijfruimte . Voor documenten , PDF is een goede indeling te kiezen , omdat het gemakkelijker zal zijn om de groep documenten met meerdere pagina's in een document dan het zou zijn met de beelden .
4 verder verwerken van de rest van je papierwerk . Als je veel getypte papieren, is het misschien de moeite waard om te investeren in OCR-software ( zoals ABBYY FineReader ) . Dit zal de tekst in uw documenten omzetten in bewerkbare , doorzoekbare tekst . De software is veel minder betrouwbaar voor handgeschreven documenten .
|
