Document pagina's
worden gescand als beelden en alle markeringen zijn geconverteerd naar personages door middel van optische tekenherkenning ( OCR ) -software . Zorg ervoor dat de documenten worden gedrukt op wit papier met weinig tot geen vreemde vlekken op het blad en dat de pagina's niet watermerken die kunnen interfereren met tekst conversie bevatten . Overweeg fotokopieën de pagina's met een watermerk aan de intensiteit van het beeld op de achtergrond te verminderen . Lijn elke pagina volgens de scanner geleider ( op glas ) te waarborgen horizontale tekstregels . Aangezien het scannen en conversie proces vereist meestal een combinatie van apparaten en applicaties , grondig te lezen de instructies om de rol van elk apparaat ( bijvoorbeeld flatbed scanner , printer of kopieermachine die een netwerk is aangesloten of via een USB -kabel aangesloten op een computer ) te begrijpen .
Scanning

de computer maakt verbinding met het apparaat voor beeldbewerking , rechtstreeks of via een netwerk . Sommige instellingen , zoals San Francisco State University en de University of Otago Gebruik software zoals Adobe Acrobat Professional of een hulpprogramma van het apparaat dat toegang controles apparaat om elke pagina ( in plaats van het selecteren van de scanfunctie via knoppen op het apparaat ) te scannen . Acrobat Professional omvat een ingang ( apparaat ) instelling die de scanfunctie van het apparaat automatisch activeert . De software kan een voorbeeldafbeelding weer te geven voor het invullen van de scan en bieden de mogelijkheid om meerdere pagina's van een document (wat voegt de volgende afbeeldingen als pagina's ) te scannen . Na het voltooien van de scan en het importeren proces , slaat u het document als een digitaal bestand .
OCR Software

Bedrukte bestanden
worden omgezet door de scanner hulpprogramma of een beeldvormende toepassing zoals Microsoft Office Document Imaging met een OCR -functie ( de functie ' Stuur tekst naar Word " ) . Acrobat Professional bevat een " Tekst herkennen met OCR " optie om automatisch te starten de OCR- programma tijdens de beeldvormende proces . Het geconverteerde document opslaan als een tekstbestand ( . TXT ) of kiezen voor de Microsoft Word ( . Doc ) bestandsformaat ( indien deze optie beschikbaar is ) . Aangezien de kwaliteit van elke pagina , lettertype en afbeeldingen bepalen de nauwkeurigheid van OCR-technologie , altijd nagelezen het geconverteerde document tegen de oorspronkelijke pagina's om fouten en opmaak te corrigeren .