Voor alle soorten archivering:

* Identificeren en sorteren: De eerste stap is altijd het identificeren en sorteren van de documenten of componenten. Dit omvat het beoordelen van elk item om de juiste archiveringscategorie te bepalen. Sorteren kan meerdere niveaus omvatten, waarbij gebruik wordt gemaakt van codes, trefwoorden of andere organisatorische schema's. Consistentie is de sleutel.

* Reinigen en repareren: Beschadigde of vuile documenten moeten indien nodig worden gereinigd en gerepareerd. Denk hierbij aan afstoffen, het verwijderen van nietjes (voorzichtig!), het repareren van scheuren of het gebruik van archiefveilige lijm. Vermijd het gebruik van iets dat de documenten op de lange termijn zou kunnen beschadigen.

* Bereid je voor op indexering (indien nodig): Voor effectief ophalen moet u mogelijk indexen, tags of andere metagegevens maken om het zoeken en later terugvinden van specifieke items te vergemakkelijken. Dit kan een eenvoudig label zijn, een streepjescode of complexe metadata binnen een digitaal bestand.

* Kwaliteitscontrole: Zorg ervoor dat alle relevante informatie is opgenomen, volledig en nauwkeurig is voordat u deze indient.

Voor papieren archivering:

* Sorteren: Groepeer gerelateerde documenten samen.

* Plaats gaten (indien nodig): Als u een ringband of map gebruikt, zorg er dan voor dat alle documenten op de juiste plaats zijn geplaatst, zodat ze consistent kunnen worden gearchiveerd.

* Vastmaken (indien nodig): Gebruik paperclips, nietjes (voorzichtig!) of andere geschikte sluitingen. Vermijd het gebruik van iets dat het papier na verloop van tijd zou kunnen beschadigen.

* Maak mappen en labels: Duidelijke, beknopte labels zijn cruciaal voor een efficiënte vindbaarheid. Gebruik mappen en labels van archiefkwaliteit om schade te voorkomen en een lange levensduur te garanderen.

Voor elektronische archivering:

* Organiseer bestanden in mappen: Gebruik een consistente en logische mappenstructuur. Overweeg het gebruik van een hiërarchisch systeem (mappen binnen mappen) om grote hoeveelheden gegevens te beheren.

* Bestanden consistent benoemen: Gebruik een naamgevingsconventie die gemakkelijk zoeken en ophalen mogelijk maakt (bijvoorbeeld JJJJMMDD_Subject_DocumentType).

* Gebruik metadata: Voeg relevante metadata (trefwoorden, tags, datums, enz.) toe aan elk bestand om de doorzoekbaarheid en organisatie te verbeteren.

* Back-up: Maak regelmatig een back-up van elektronische bestanden om gegevensverlies te voorkomen.

* Verdichting: Verwijder periodiek onnodige of verouderde bestanden om efficiënte opslag- en zoeksnelheden te behouden.

Voor archivering:

* Zuurvrije materialen: Gebruik zuurvrije mappen, dozen en andere materialen om documenten tegen bederf te beschermen.

* Juiste omgevingsomstandigheden: Zorg voor een stabiele temperatuur en vochtigheid om schade te voorkomen.

* Ongediertebestrijding: Bescherm documenten tegen insecten en ander ongedierte.

* Beschrijvende inventaris: Creëer gedetailleerde inventarissen of databases om de locatie en inhoud van gearchiveerd materiaal te volgen.

Ongeacht de archiveringsmethode:

* Volg de vastgestelde procedures: Houd u aan alle bestaande archiveringssystemen en -procedures binnen de organisatie.

* Consistentie behouden: Een consistente toepassing van de archiveringsregels is van cruciaal belang voor de efficiëntie en nauwkeurigheid.

* Regelmatige controle en onderhoud: Controleer en verwijder bestanden regelmatig om ervoor te zorgen dat het systeem efficiënt en effectief blijft.

Vergeet niet dat een goede voorbereiding de snelheid, nauwkeurigheid en levensduur van uw archiefsysteem aanzienlijk verbetert. Als u vooraf tijd investeert, bespaart u later veel tijd en frustratie.