1. Documentorganisatie (fysiek en/of digitaal):

* Mappensysteem: Creëer een overzichtelijk archiveringssysteem voor alle financiële documenten. Dit kan een fysiek mappensysteem zijn of een digitaal mapsysteem (met behulp van Google Drive, Dropbox, enz.).

* Inkomstenmap: Houd een register bij van al het geld dat binnenkomt. Dit omvat:

* Ontvangsten van fondsenwervende evenementen

* Lidmaatschapscontributieadministratie

* Donaties

* Sponsorovereenkomsten

* Kopieën van ontvangen cheques (indien van toepassing)

* Gedetailleerde aantekeningen van contante stortingen

* Onkostenmap: Bewaar bonnen en facturen van al het uitgegeven geld. Dit omvat:

* Evenementkosten (locatiehuur, benodigdheden, eten)

* Marketing-/reclamekosten

* Kantoorbenodigdheden

* Reiskosten

* Sprekerkosten

* Kopieën van geschreven cheques (indien van toepassing)

* Eventuele facturen of rekeningen die betaald moeten worden

* Opeenvolgende nummering: Wijs een uniek nummer toe aan elk document (bon, factuur, enz.) zodra het binnenkomt. Schrijf dit nummer duidelijk zichtbaar op het document zelf (bijvoorbeeld met een pen of met behulp van een etiket). Dit is cruciaal voor een gemakkelijke verwijzing in uw Excel-werkblad. Begin met een eenvoudig nummer zoals 001, 002, enz.

2. Excel-spreadsheet instellen:

Maak een spreadsheet met de volgende kolommen. Pas deze kolomkoppen aan zodat ze passen bij de activiteiten van uw organisatie:

* Documentnummer: (Belangrijk!) Dit moet overeenkomen met het nummer dat u aan het fysieke/digitale document hebt toegewezen. Dit is de link tussen uw spreadsheet en uw papieren spoor.

* Datum: Datum van de transactie (wanneer er geld binnenkwam of uitging).

* Beschrijving: Een korte uitleg van de transactie. Wees specifiek (bijvoorbeeld 'Pizza voor clubbijeenkomst', 'Lidmaatschapscontributie - John Smith', 'Winst uit fondsenwerving - Bakuitverkoop').

* Categorie: Hier groepeert u vergelijkbare transacties. Dit fungeert als een vereenvoudigd rekeningschema. Voorbeelden:

* Inkomenscategorieën: Lidmaatschapscontributies, fondsenwerving, donaties, sponsoring

* Onkostencategorieën: Evenementkosten, benodigdheden, marketing, reizen, sprekerskosten

* Bedrag: Het dollarbedrag van de transactie.

* Inkomsten (+)/uitgaven (-): Voer een positief getal in voor inkomsten en een negatief getal voor uitgaven. Dit is van cruciaal belang voor een eenvoudige berekening.

* Betaalmethode: Hoe het geld is betaald (contant, cheque, creditcard, online overboeking). Dit is goed voor de verzoening.

* (Optioneel) Opmerkingen: Eventuele extra gegevens die u wilt vastleggen (bijvoorbeeld wie heeft betaald, naam van het evenement, enz.).

Voorbeeld van spreadsheetrijen:

| Documentnummer | Datum | Beschrijving | Categorie | Bedrag | Inkomsten (+)/uitgaven (-) | Betaalmethode | Opmerkingen |

|---------------|------------|-----------------------------|--------------- ---|--------|----------------------|---------------|--------------------------|

| 001 | 26-10-2023 | Lidmaatschapscontributie - Jane Doe | Lidmaatschapscontributie | 20.00 | 20.00 | Contant | |

| 002 | 27-10-2023 | Pizza voor clubbijeenkomst | Evenementkosten | 35,00 | -35,00 | Creditcard | Papa John's, grote kaas |

| 003 | 28-10-2023 | Winst fondsenwerving - Bakuitverkoop | Fondsenwerving | 150,00 | 150,00 | Contant | |

| 004 | 29-10-2023 | Flyers voor evenement | Marktwerking | 25.00 | -25.00 | Controleer | Gedrukt bij Staples |

3. Excel gebruiken voor rapportage:

* Totalen: Gebruik onderaan uw spreadsheet de functie 'SUM' om het volgende te berekenen:

* Totaal inkomen:`SUM(kolom waarin de inkomensbedragen zijn)`

* Totale uitgaven:`SUM(kolom waarin de onkostenbedragen zijn)`

* Netto inkomen/verlies:`Totaal inkomen + totale uitgaven` (Dit geeft u de algehele financiële positie)

* Filteren en sorteren: Gebruik de filter- en sorteermogelijkheden van Excel om uw gegevens te analyseren.

* Categoriesamenvatting: Filter op de kolom 'Categorie' om de totale inkomsten/uitgaven voor elke categorie te bekijken. U kunt deze totalen handmatig naar een ander gedeelte van de spreadsheet kopiëren om een ​​samenvatting te maken.

* Datumbereik: Filter op datum om inkomsten/uitgaven voor een specifieke periode te zien (bijvoorbeeld een maand, een kwartaal, een gebeurtenis).

* Draaitabellen (geavanceerd maar sterk aanbevolen): Draaitabellen zijn een krachtige manier om uw gegevens samen te vatten en te analyseren zonder dat u formules hoeft te gebruiken. U kunt eenvoudig rapporten maken waarin de inkomsten en uitgaven worden weergegeven per categorie, per maand of op basis van andere criteria die u kiest. Zoek online naar tutorials (zoek naar 'Excel-draaitabeltutorial'). Ze kunnen in eerste instantie intimiderend lijken, maar ze zijn ongelooflijk nuttig.

4. Afstemming met bankafschriften (indien van toepassing):

* Indien uw organisatie een bankrekening heeft, stem dan regelmatig uw Excel-sheet af met de bankafschriften. Dit betekent dat u elke transactie in uw spreadsheet vergelijkt met wat er op het bankafschrift staat. Markeer items die overeenkomen. Onderzoek eventuele afwijkingen onmiddellijk. Hierdoor bent u verzekerd van de juistheid van uw administratie.

5. Belangrijke overwegingen en beste praktijken:

* Consistentie: Wees consistent met uw categorienamen. Gebruik niet soms 'Evenementkosten' en soms 'Evenementkosten'. Kies er één en blijf erbij.

* Regelmatige updates: Update uw spreadsheet regelmatig (minstens wekelijks) om uw gegevens actueel te houden.

* Nauwkeurigheid: Controleer alle invoer nogmaals op juistheid. Een kleine fout kan een rimpeleffect hebben.

* Documentatie: Houd alle ondersteunende documenten (bonnen, facturen, enz.) geordend en gemakkelijk toegankelijk. Het documentnummer is de sleutel!

* Meerdere mensen: Als meerdere mensen de financiën afhandelen, definieer dan duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden.

* Transparantie: Maak de documenten toegankelijk voor andere leden van de organisatie. Transparantie schept vertrouwen.

* Back-up: Maak regelmatig een back-up van uw Excel-bestand op een aparte locatie (bijvoorbeeld een USB-station, cloudopslag).

* Beveiliging: Als uw spreadsheet gevoelige informatie bevat (bijvoorbeeld bankrekeningnummers), beveiligt u het bestand met een wachtwoord.

* Begin eenvoudig: Probeer niet eerst een ingewikkeld systeem te creëren. Begin met de basis en voeg indien nodig meer functies toe.

* Controleren en aanpassen: Controleer uw systeem regelmatig en breng indien nodig aanpassingen aan om er zeker van te zijn dat het aan uw behoeften voldoet. Naarmate uw organisatie groeit, moet u mogelijk uiteindelijk upgraden naar boekhoudsoftware.

Voorbeeldscenario:

Stel dat uw organisatie een autowasstraat organiseert om geld in te zamelen. Zo houdt u de uitgaven en inkomsten bij:

1. Benodigdheden: Je koopt zeep, sponzen en handdoeken. Je krijgt een ontvangstbewijs. Op de bon schrijft u "005".

2. Spreadsheetinvoer: In Excel zou je een rij hebben met:

* Documentnummer:005

* Datum:(Aankoopdatum)

* Omschrijving:Autowasbenodigdheden

* Categorie:Kosten voor fondsenwerving

* Bedrag:(totale kosten van benodigdheden)

* Inkomsten (+)/uitgaven (-):(negatieve waarde van de totale kosten van benodigdheden)

* Betaalmethode:(contant, creditcard, enz.)

3. Inkomen: Je haalt geld op bij de wasstraat. Aan het einde van de dag tel je het geld. U maakt een eenvoudig overzichtsblad van de gebeurtenis, waarbij u de datum, tijd en totaal noteert. Schrijf "006" op het blad.

4. Spreadsheetinvoer: In Excel zou je een rij hebben met:

* Documentnummer:006

* Datum:(Datum van autowasbeurt)

* Omschrijving:Carwash-inkomsten

* Categorie:Fondsenwerving

* Bedrag:(totaal geïnd geld)

* Inkomsten (+)/uitgaven (-):(positieve waarde van het totale ingezamelde geld)

* Betaalmethode:contant

Door deze stappen te volgen, kun je met behulp van basistools een functioneel boekhoudsysteem voor je studentenorganisatie creëren. Vergeet niet dat de sleutel is om georganiseerd, consistent en nauwkeurig te zijn. Deze stichting maakt het gemakkelijker om uw financiën te beheren en weloverwogen beslissingen te nemen.