1. Metagegevenskolommen gebruiken: Dit is de meest gebruikelijke en aanbevolen methode. Met SharePoint kunt u aangepaste metagegevenskolommen maken (vaak 'beheerde metagegevens'-kolommen genoemd) die fungeren als taggingsystemen.

* De metadatakolom maken: Ga naar de instellingen van de SharePoint-bibliotheek, zoek 'Kolommen' en klik op 'Een nieuwe kolom toevoegen'. Kies 'Beheerde metagegevens' als kolomtype. U moet een termenset opgeven (een vooraf gedefinieerde groep termen) of een nieuwe maken. Deze termenset bevat uw tags.

* Tags toevoegen aan documenten: Wanneer u een document uploadt of bewerkt, ziet u de metagegevenskolom die u heeft gemaakt. U kunt tags typen (als de termenset invoer van vrije tekst toestaat) of bestaande tags selecteren in een vervolgkeuzemenu.

2. Kolom met trefwoorden gebruiken: Een eenvoudiger aanpak, maar minder gecontroleerd dan beheerde metadata.

* Een trefwoordkolom toevoegen: Net als bij het toevoegen van een kolom met beheerde metagegevens, kunt u een kolom 'Zoekwoord' aan uw bibliotheek toevoegen.

* Zoekwoorden toevoegen: Gebruikers kunnen trefwoorden rechtstreeks in deze kolom typen, gescheiden door puntkomma's of komma's, afhankelijk van uw instellingen. Deze methode biedt minder consistentie en controle over de woordenschat in vergelijking met beheerde metadata.

3. Informatiearchitectuur gebruiken (voor tagging op grotere schaal): Voor organisaties op ondernemingsniveau speelt de informatiearchitectuur van SharePoint een belangrijke rol. Dit houdt in dat u uw termensets (voor beheerde metadata) strategisch plant. Denk goed na over de behoeften van uw organisatie en over de manier waarop u documenten in meerdere bibliotheken en sites gaat classificeren. Goed geplande termensets verbeteren de doorzoekbaarheid en consistentie.

4. Apps van derden gebruiken: Talrijke apps van derden verbeteren de taggingmogelijkheden van SharePoint, waarbij vaak functies worden toegevoegd zoals automatisch taggen op basis van inhoudsanalyse, verbeterde gebruikersinterfaces of integratie met andere systemen.

Tags zoeken en gebruiken:

Nadat tags zijn toegepast, kunt u de zoekfunctionaliteit van SharePoint gebruiken om documenten te vinden op basis van die tags. Als u naar een specifieke tag zoekt, worden alle documenten geretourneerd die met die term zijn getagd.

Welke methode is het beste?

* Beheerde metadata: Over het algemeen aanbevolen vanwege de consistentie, controle en verbeterde doorzoekbaarheid. Het is beter voor grotere organisaties of projecten die gestructureerde tagging nodig hebben.

* Zoekwoorden: Geschikt voor eenvoudigere scenario's waarin minder gestructureerde tagging acceptabel is. Het is snel te implementeren, maar kan na verloop van tijd tot inconsistenties leiden.

Voordat u begint met taggen, is het raadzaam uw tagstrategie te plannen, vooral als u beheerde metagegevens gebruikt. Het definiëren van duidelijke en consistente terminologie zorgt ervoor dat uw documenten gemakkelijk doorzoekbaar en georganiseerd zijn. Vergeet niet om uw SharePoint-beheerder te raadplegen als u problemen ondervindt of hulp nodig hebt bij het instellen van metagegevenskolommen en termensets.