Hier is een uitsplitsing:

Hoe het werkt:

* Validatieregels instellen: U definieert regels die specificeren wat voor soort gegevens acceptabel is. U kunt bijvoorbeeld een regel instellen om alleen nummers toe te staan, of alleen datums binnen een specifiek bereik, of alleen tekst die aan bepaalde criteria voldoet.

* Foutmeldingen: Als iemand probeert gegevens in te voeren die de regel schenden, geeft Excel een foutmelding weer, waardoor de ongeldige gegevens worden ingevoerd.

* invoerbericht: U kunt een optioneel bericht maken dat verschijnt wanneer een gebruiker de cel selecteert en instructies of richtlijnen over de acceptabele gegevens verstrekt.

Soorten gegevensvalidatie:

* instelling toegestane waarden: U kunt vermeldingen tot een lijst met waarden beperken (bijv. Weekdagen, productnamen), een reeks nummers of een specifiek datumbereik.

* Validatie van het gegevenstype: U kunt ervoor zorgen dat alleen specifieke gegevenstypen worden ingevoerd, zoals nummers, tekst, datums of tijden.

* aangepaste validatie: U kunt formules gebruiken om meer complexe validatieregels te maken, zoals controleren of een nummer binnen een specifiek bereik ligt of als een tekstreeks overeenkomt met een patroon.

Voordelen van gegevensvalidatie:

* Verbeterde gegevenskwaliteit: Zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig, consistent zijn en volgt vooraf gedefinieerde normen.

* Verminderde fouten: Voorkomt dat ongeldige gegevens worden ingevoerd, waardoor fouten en potentiële problemen worden geminimaliseerd.

* Verbeterde gebruikerservaring: Wis op foutmeldingen en invoerprompts die gebruikers begeleiden en het invoeren van gegevens gemakkelijker gemakkelijker maken.

* gestroomlijnde gegevensanalyse: Betrouwbare gegevens leiden tot meer accurate en zinvolle analyse.

Voorbeeld:

Stel je voor dat je een spreadsheet hebt voor het volgen van klantbestellingen. U wilt ervoor zorgen dat bestelhoeveelheden altijd positieve cijfers zijn. U kunt gegevensvalidatie instellen om alleen getallen groter dan nul toe te staan. Dit voorkomt dat gebruikers per ongeluk nul- of negatieve waarden invoeren.

Hoe gegevensvalidatie te gebruiken:

1. Selecteer de cel of het bereik van cellen waarnaar u validatie wilt toepassen.

2. Ga naar de data Tab.

3. In de Data Tools Groep, klik op Gegevensvalidatie .

4. In de instellingen Tab, kies uw validatiecriteria:

* toestaan: Selecteer het type gegevens dat u wilt toestaan ​​(bijvoorbeeld het hele getal, decimaal, lijst).

* gegevens: Geef de acceptabele waarden of bereiken op.

* Negeer blanco: Als u lege cellen wilt toestaan.

5. In het invoerbericht en foutwaarschuwing Tabbladen, berichten aanpassen voor gebruikers.

6. Klik op OK .

Door gegevensvalidatie te gebruiken, kunt u betrouwbaardere en nauwkeurige spreadsheets maken, waardoor tijd en moeite op de lange termijn wordt bespaard.